なぜ Excel が唯一必要なプロジェクト管理ツールなのでしょうか?

多くの人がさまざまなプロジェクト管理ツールを試しましたが、結局プロジェクト管理にはMicrosoft Excelに戻ってきます。誰にとっても完璧ではないかもしれませんが、使い方はすでにわかっているシンプルでありながら効果的なソリューションです。

目次

• 無料で始められる
• プロジェクト管理にExcelを活用する方法
• 無料や安価なテンプレートが多数あります
• ニーズに合わせて完全にカスタマイズ可能
• 簡単に拡張または複製可能
• スプレッドシートを他の人と共有する
• 条件付き書式で軌道修正
• さまざまな側面のタブを作成する

無料で始められる

無料のものに反論するのは難しい。使用したいプロジェクト管理ツールの多くは、依然として、その優れた機能の一部を有料で提供しています。 Excel では、ほぼすべてが最初から無料です。 Office 365 サブスクリプションを必要とする書式設定オプションはいくつかありますが、サブスクリプションにはメリットがあります。

Excel のオンライン使用も無料です。 Office ドキュメント用の 5 GB の無料ストレージも提供されます。無料のデスクトップ オプションが必要な場合は、無料の Excel の代替品が多数あります。

プロジェクト管理にExcelを活用する方法

Excel の使い方を学ぶのに何時間も何週間も費やす必要がないと分かれば、プロジェクト管理に Excel を使うのは簡単になります。数式を作成し、書式設定によってインターフェースを美しくし、タブを整理する方法を知っていれば、ほぼすべてのプロジェクトを管理するのに必要なすべてが揃います。

新しいものの使い方を学ぶことで節約した時間を、新しいプロジェクトで使用するためのいくつかのテンプレートを設計するのに使うことができます。

無料や安価なテンプレートが多数あります

多くの人はスプレッドシートのデザインを嫌いますが、単純な行と列は混ざり合ってしまい、プロジェクト管理にはあまり効果的ではありません。

無料または安価なプロジェクト管理テンプレートから始めましょう。 Excel 自体にも多くのオプションがあります。これらのオプションを使用すると、タスク、タイムライン、予算などを追跡できます。独自のデータを入力して楽しむだけです。

ニーズに合わせて完全にカスタマイズ可能

ほとんどのプロジェクト管理ツールは、最小限のカスタマイズ オプションしか提供していません。確かに、色を変更したり、フィールドを追加/削除したりすることもできますが、レイアウトは固定されており、必ずしも効率的ではありません。

Excel を使用してプロジェクトを管理すると、すべての外観と操作性を完全に制御できます。スプレッドシートのように見える必要さえありません。

確かに、スプレッドシートを完全にカスタマイズするには、ある程度の時間がかかります。ただし、調整しながら使用することは可能です。たとえば、期日を追跡するために 10 年以上前に作成されたスプレッドシートがあり、時間の経過とともに調整が必要になる場合があります。

簡単に拡張または複製可能

すべてのプロジェクトごとに、必ずしも新しい Excel スプレッドシートを最初から作成する必要はありません。要件は変わりましたか?スプレッドシートを調整するだけです。新しいグループメンバーを追加しますか?新しいメンバーごとにタブを使用してシートを展開します。

たとえば、顧客ごとに個別のスプレッドシートを用意したいとします。結果をより適切に追跡するために、プロジェクトごとに異なるスプレッドシートを使用したり、毎年新しいスプレッドシートを作成したりすることもできます。スプレッドシートを作成したら、それをコピーして少し調整するだけで、新しいクライアントやプロジェクトを開始できます。

「ファイル」->「コピーを作成」に移動するだけです。

スプレッドシートを他の人と共有する

他のユーザーや少人数のグループと共同作業を行う場合は、スプレッドシートを他のユーザーと簡単に共有できます。 Excel を持っていない場合でも、オンラインで無料でアクセスしたり、無料の Excel 代替品をダウンロードして使用したりすることができます。

Excel ファイル形式は非常に一般的なので、ほとんどの無料の代替ソフトでそれを読み取って保存できます。誰にも編集されずに共有したい場合は、PDFとして共有してください。

プラス面としては、スプレッドシートを共有でき、他の人がすでにすべての使用方法を知っている可能性が高いことが分かります。実際のプロジェクト管理ツールについてあまり質問することなく、必要に応じて詳細を更新できます。

条件付き書式で軌道修正

単純なことですが、条件付き書式は、プロジェクト管理に Excel を使用するときに私が気に入っている機能の 1 つです。スプレッドシートを開くと、色分けされた概要が表示され、今後の期限とスケジュールに遅れているかどうかがすぐに表示されます。

プロジェクトの支払いが受領されたかどうかや、リマインダーメールを送信する必要があるかどうかなども確認できます。特定のセルに条件付き書式を設定するだけで完了です。セルを強調表示したり、カラースケールを追加したり、数式を挿入したりできます。

[ホーム] -> [条件付き書式]に移動します。ツールバーの設定方法によっては、最初に[ホーム] -> [スタイル]に移動する必要がある場合があります。

さまざまな側面のタブを作成する

他のプロジェクト管理ツールと同様に、タスクのリストだけでは不十分です。タイムライン、タスクのリスト、責任者、メモ、連絡先情報、予算などが必要になります。より複雑なデザインの場合、スプレッドシート内の詳細をすばやく見つけるための検索ボックスを作成することをお勧めします。

プロジェクト管理に Excel を使用する場合は、各側面ごとに異なるタブまたはシートを作成するだけです。予算用のタブ、連絡先用のタブ、タスクとメモ用のタブ、タイムライン用のタブがあります。

各ワークシートは見た目がまったく異なる場合があります。たとえば、ガント チャートを作成してプロジェクトのタイムラインを追跡します。これを最初から行うことも可能ですが、Excel で検索して見つけることもできる、このような無料テンプレートを使用することをお勧めします。

大規模なチームの場合、Excel が必ずしも最適な選択肢であるとは限りません。しかし、少し創造力があり、コストを節約したい場合は、Excel は個人または小規模チームとしてほぼすべてのプロジェクトを管理するのに最適です。