差し込み印刷を使用してOutlookでパーソナライズされたメッセージを一括送信する

差し込み印刷は、何年も連絡が取れていない昔の友達のようなものです。あなたが必死にそれを必要とする日まで、常に過小評価され、無視されました。

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数百の招待状の管理を任されるまで、その可能性に気付かないだけです。多分、彼らは結婚式の招待状かもしれないし、たぶんたくさんの住所ラベルと名前バッジかもしれない。心配する必要はありません。MicrosoftOutlook 2016を使用すると、数分で数回クリックするだけで、大量の個人用メールを送信できます。次の記事では、その方法について説明します。

いつ差し込み印刷を使用する必要がありますか？

差し込み印刷は、基本的に同じであるが、各ドキュメントに独自の詳細が含まれる複数のドキュメントを作成する場合に使用されます。メールの形式と内容は同じですが、グラフィックがあればそれも含まれます。たとえば、招待状は、名前、住所を除いてすべて同じ内容です...

グループにメールを送信する場合とは異なり、差し込み印刷では、各受信者が一意の受信者になります。

差し込み印刷機能は2つの部分を使用します。

• メールの内容を書き込むメイン文書（ここではMicrosoft Word）。
• データソースの変更（ここでは、Microsoft Outlookの連絡先）は通常、受信者のアドレスと名前です。

これらの2つの部分は「マージ」されます。OutlookをMicrosoft Officeスイートの一部として使用すると、この機能を使用して複数の人にメールを送信でき、各メールは個別の連絡先用にパーソナライズされます。

Microsoft Officeでは、住所の詳細にさまざまなデータソースを使用できます。たとえば、ExcelスプレッドシートやAccessデータベースを使用できます。ここでは、Outlookの連絡先を使用してメールを送信します。

差し込み印刷の連絡先を準備する

Outlookを起動した後、次の手順を実行します。

1. Peopleを開いて、連絡先リストを表示します。

パーソナライズされた電子メールリストに含める連絡先を選択します（Ctrl +クリック）。大きなリストを簡単に管理するには、[ 並べ替え ]オプションを使用します（[ すべて ]の横にある下矢印をクリックします）。することができますソート（カテゴリー別ソートカテゴリーによって同じドロップダウンメニューで）。

注：差し込み印刷は、配布リストでは機能しません。

2. リボンから、[差し込み印刷]> [完了]> [アクショングループ]を選択します。

3. [ 差し込み連絡先]画面で、選択した連絡先に個人用の電子メールを送信する場合は、[ 選択した連絡先のみ]を選択します。[ マージオプション] で、次のパラメータを選択します。

• 文書タイプ：フォームレター。
• マージ先：メール
• メッセージの件名：すべてのメールで件名が変更されません。したがって、これはあなたの注意を引くことを選択します。

4. [ OK]をクリックすると、Microsoft Wordが起動し、個人的なメッセージを作成できます。

Microsoft Wordでパーソナライズされたメッセージを作成する

タブで、差し込み印刷のリボン、選択ラインの挨拶あいさつ行でメッセージを開始します。

ここを見るとわかるように、ダイアログボックスは既に最初に入力されています。これは、連絡先リストの名前の単なるプレースホルダーです。すぐ下で、リストから名前のプレビューを確認できます。ここに示すオプションを使用して、アイテムをカスタマイズできます。

差し込みフィールドは、メーリングリストの列ヘッダーから取得されます。したがって、不一致がある場合は、フィールドの一致を使用して、マージが正確なままであることを確認します。[ 一致しない ] を指定するフィールドの場合は、そのフィールドのドロップダウンリストをクリックして、リスト内のその列と一致する列名を選択します。

[ OK ]をクリックすると、あいさつ文のプレースホルダーフィールドがWord文書に表示されます。追加のフィールドを使用して、ドキュメントの追加情報を入力できます。

[ 差し込みフィールドの挿入]をクリックします。このデータは、元のデータソース（この場合はOutlookの連絡先情報）に表示されます。

グリーティングラインを希望どおりに書式設定するには、末尾の記号を含めてフィールド全体を強調表示します。[ ホーム ]タブに移動し、フォント設定を使用します。また、行間を設定して、行間が残りのドキュメントの距離と一致するようにします。

メッセージのテキストを入力してください

メッセージの冒頭は、GreetingLineプレースホルダーおよび/または追加のケースの追加を使用して挿入したフィールドです。次に、メッセージの作成を開始します。

メッセージの本文が完成したら、[ 完了とマージ ] > [電子メールメッセージの送信 ]をクリックします。電子メールにマージダイアログボックスでOKをクリックします。

Wordは、対応する各電子メールアドレスに個別の手紙を送信します。他の受信者にCCまたはBCCを送信したり、メールに添付ファイルを追加したりすることはできません。

データソースへのリンク（連絡先など）も保存されるため、差し込み印刷に使用したドキュメントを保存できます。差し込み印刷文書を開いたら、接続を維持するように求めるメッセージが表示されたら[ はい]をクリックします。

慣れると、プロセス全体が最初から最後まで数分しかかかりません。また、グループごとにメールを作成する時間を費やす代わりに、グループの人数に関係なく、グループに対して同じことを実行できるようになりました。