誰もが知っておくべき基本的な知識管理の原則

知識労働者や生涯学習者として、日々遭遇する情報の流れをどのように理解しますか?その答えは、パーソナル ナレッジ マネジメント(PKM) にあります。PKM は、学習した内容を効果的にキャプチャ、整理、活用するのに役立つシステムです。

個人知識管理とは何ですか?なぜそれが重要なのでしょうか?

パーソナル ナレッジ マネジメント (PKM) は、個人の経験、書籍、記事、ポッドキャスト、ソーシャル メディアなど、さまざまなソースから情報を収集、整理、使用するための構造化された意図的なアプローチです。

個人の知識管理システムは、この知識にアクセスして実行可能にするのに役立ち、意味のあるつながりを描き、知識を使用して創造、問題解決、またはより適切な意思決定を行うことができます。

PKM は、脳の大きな限界の 1 つである記憶を保持する能力に対処します。私たちの脳は、アイデアを生み出したり、つながりを形成したり、問題を解決したりすることに優れていますが、特に長期間にわたって情報を保存したり検索したりするようには最適化されていません。これは、年齢を重ねるにつれてより顕著になることが多いものです。

ここでPKMシステムが役に立ちます。PKM システムは、認知能力を補完する第 2 の脳を構築することで生産性を向上させます。

ほとんどの人は、何らかの形の知識管理システムをすでに導入していますが、そのシステムが効果的でなかったり、断片化されていたりすることがあります。

たとえば、PKMを知る前は、メンバーがいないプライベートのWhatsAppグループを作成し、そこに、思いついたことや本からの引用、忘れたくないアイデアなどを保存していました。一時的には機能しますが、拡張や並べ替えができず、後で特定のメモを見つけるのが難しくなります。

個人管理システムを最適化するための最適な出発点は、その中核となるコンポーネントまたは原則を理解することです。

知識を収集して保存する

知識の獲得と保存には、さまざまなソースから情報を収集し、信頼できる外部システムに保存することが含まれます。私たちの脳はアイデアを保存するよりも生み出すことに優れているため、アイデアを外部システムに転送することが目標となります。

知識を収集して保存するための効果的な方法には次のようなものがあります。

• メモの取り方: 物理的なノートに書き込む方法や、専用のメモ取りアプリ、または Apple Notes、Google Keep、Obsidian、Logseq などの個人用知識管理ツールを使用する方法を好むかもしれません。
• ブックマーク: Pocket、Instapaper、Readwise などの「後で読む」ツールを使用して記事、ビデオ、その他のオンライン リソースを保存し、後で使用するために貴重な情報を保存できます。
• オーディオ/ビデオ録画: 音声録音ツールや、Zoom や Microsoft Teams などのビデオ会議アプリを使用して、会議、インタビュー、講義などを録画します。

どちらの方法を選択する場合でも、重要なのはすべてを 1 か所に記録すること、または少なくとも最終的にそこに保存されるようにすることです。メモが複数のノートブック、アプリケーション、または紙に分散されている分散システムでは、検索が困難になり、PKM の目的が「損なわれます」。

アイデアは思いがけないときに浮かぶことが多いため、録音ツールは、ポケットノートや複数のデバイス間で同期するアプリなど、簡単にアクセスできるものを使用してください。そのため、すぐに切り替えられるシステムを用意することが重要です。この段階では、メモやアイデアを完璧に保存することについて心配する必要はないかもしれません。次の段階でそうする時間があるからです。

知識の整理と検索

このステップにより、収集した知識が整理され、必要なときに簡単に取得でき、意味のある関連付けができ、効果的に使用できるようになります。情報を効果的に整理したり処理したりするには、将来の自分がその情報にどのようにアクセスし、理解するかを考えてみましょう。適切に組織化された PKM システムは、主に次の 2 つのことを行います。

• 関連性を優先する: すべての情報を保存する価値があるわけではありません。整理することで、重要なものを選別し、残りを排除することができます。
• 行動の促進: 会議メモを実行可能なタスクに変換したり、学習を深めたり、プロジェクトのアイデアを統合したりする場合でも、整理された知識は理解しやすく、適用しやすくなります。

したがって、情報を整理するときには、論理的でまとまりのある構造を作成する必要があります。このシステムは、個々のニーズとワークフローに合わせてカスタマイズする必要があります。検討すべきアプローチをいくつか示します。

• フォルダーとタグ: フォルダーまたはタグを使用して、関連する情報をグループ化します。たとえば、プロジェクト、トピック、または焦点領域ごとにメモを整理できます（例：仕事のプロジェクト、
• （自己啓発または健康とフィットネス）。タグは特定のレイヤーを追加するので、キーワードでメモを簡単に検索できます。
• リンク: メモやアイデアを簡単にリンクできるツール (Obsidian や Logseq など) を使用します。これは脳の働きをシミュレートし、さまざまな知識間の関係性を理解するのに役立つ接続ネットワークを作成します。
• 関連するコンテキストを追加する: 日付、時間、場所、ソースなど、思い出すのに役立つ参照フレームを提供します。また、自分の言葉で情報を要約するようにしてください。そうすることで、資料に積極的に取り組むことができ、情報を本当に理解していることも確認できます。

知識を体系的に整理すると、情報をすばやく検索、取得、使用できるようにする論理構造が作成されます。知識が蓄積され、ニーズが進化するにつれて、PKM 構造は新しいワークフロー、優先順位、ツールに合わせて適応していきます。

知識の配布と応用

個人の知識管理は、情報が共有され、適用されるときに真に実現します。理解し学んだことを強化する最も効果的な方法の 1 つは、それを他の人と共有することです。これは、指導、同僚との協力、またはカジュアルな議論を通じて行うことができます。

個人の知識管理システムの価値は、共有だけでなく、意思決定に情報を提供し、行動を導く能力にあります。 PKM システムに保存された洞察を ToDo リストや目標に変換できます。たとえば、電子メールや会議のメモを実行可能なタスクにしたり、リーダーシップ ノートブックのメモを使用してチームのダイナミクスを改善したりできます。

最終的には、個人の知識管理システムは、一見無関係に見えるアイデア間のつながりを発見することで、創造的な問題解決のための強力なツールになります。これにより、明白ではない創造的な解決策を発見することができます。

つまり、適切に設計された個人の知識管理システムとは、知識を捕捉、整理、適用して、学習、意思決定、創造性を強化するためのフレームワークです。これらの原則を日常業務に取り入れることで、さまざまなアイデアを有意義な洞察と実用的な結果に変えることができます。