電子メールで AI を使用する場合と使用しない場合はいつですか?

AI は数秒でメールを作成するのに役立ちますが、常に使用する必要があるわけではありません。一部の電子メールは自動化によってメリットを得られますが、他の電子メールは人間の介入を必要とします。 AI に制御を任せるタイミングと自分でドラフトするタイミングを把握することで、大きな違いが生じます。

1. AIはシンプルなメール作成に有効

簡単な物流メッセージのような単純な電子メールの場合、返信を書くのに AI が適していることはほぼ間違いありません。文章作成に創造性や批判的思考力が必要ない場合は、AI を使用しても結果に影響はないでしょう。

たとえば、短い会議を進行するときに、「以下に貼り付けた電子メールに対する簡潔でプロフェッショナルな返信を書き、午前 11 時に会議を提案してください」のような簡単なプロンプトを試すことができます。

2. メールが多すぎる場合はAIが役立ちます

電子メールの受信トレイは同僚からの質問でいっぱいになる場合があり、それらすべてに回答する必要がある場合があります。独創性が求められるコンテンツには AI の使用を避けるべきですが、回答を作成する際に AI を追加ツールとして使用すると、執筆の負担が軽減されます。

たとえば、フィードバックを箇条書きで書き、ChatGPTにそれらのポイントを一貫した電子メールに変換するよう依頼することができます。

さらに、AI は冗長な電子メールを読むのにも役立ちます。 Outlook では、Copilot にはメールをすばやく閲覧するためのツールがいくつか用意されており、Grammarly や Sanebox などの他の多くの AI ツールも受信トレイの管理に役立ちます。

3. AIは文章を微調整することもできる

さらに、メールを書くのが苦手な場合は、ChatGPT などの AI ツールが考えや下書きを補足するのに役立ちます。メールの下書きを貼り付けて修正を依頼したり、追加のアイデアをブレインストーミングしたり、よりプロフェッショナルなスタイルでメールを書き直したりすることができます。

このように AI ツールを使用すると、独自のオリジナルのアイデアが置き換えられるわけではありませんが、アイデアを洗練させるのに役立ちます。

4. 創造性と批判的思考力が必要なときにAIを使わない

AI は、独自の創造性と批判的思考が必要なときには最適に使用されないことがよくあります。受信したメールを貼り付けて ChatGPT に返信を書いてもらうことは、単純なコミュニケーションには便利ですが、何かについて意味のある入力を行う必要がある場合、AI に任せるのは賢明な選択ではないことがよくあります。

あなたの上司、同僚、または友人は、ChatGPT の考えではなく、あなたの考えを知りたい場合があります。 AI は補完的なツールとしては依然として役立ちますが、創造性を置き換えることはできません。

5. 出力を編集する時間がない場合はAIの使用を避ける

AI 言語モデルは、長くて反復的な出力を生成する傾向があります。プロンプトの作成に熟練しているか、より良い出力を得るためにプロンプ​​トに多くの詳細を入力しない限り、ほとんどの場合、ChatGPT の出力を編集する必要があります。ブレーズ・パスカルはかつて「もっと時間があれば、もっと短い手紙を書くだろう」と言いましたが、AI で書くことでも同じことが言えます。

AI が作成した短縮版は、基本的な空欄を埋めるだけのメールであっても、かなり一般的な内容です。より独創的かつ簡潔にするためには大幅な編集が必要です。

同様に、組織で AI テスト ツールを使用している場合や AI の使用を禁止している場合は、AI を完全に回避することをお勧めします。ただし、実際にはAI を使っていないのに、さまざまな理由で AI を使用していると誤認される可能性があります。

6. AIは失礼な態度を取ることがある

AI を使用して電子メールを作成する場合、作成に数秒しかかからないものを、受信者が読むのに数分かかることがあります。 AI ツールは、時間を活用してより多くの製品を作成するのに役立ちますが、ChatGPT を使用して作成するときは他の人の時間を尊重することを忘れないでください。

電子メールやその他のコミュニケーション形式で AI を使用することを検討する場合の一般的な目安は次のとおりです。AI を使用する際に、他の人の時間を尊重していないでしょうか? AI は、単純な電子メールを書いたり、アウトラインを作成したり、補助的なライティング ツールとして使用したりする場合には、受信者の時間を尊重しない可能性があります。