Gmail で下書きのコピーを複製または作成する方法

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多くの人にとって、電子メールの下書きのクローンまたはコピーを作成することは、必要な仕事の一部です。ありがたいことに、これは Gmail にすでに組み込まれている機能であるメール テンプレートを使用して可能です。

問い合わせや支払いに対する自動応答用の一般的なメールを作成しようとしている場合でも、単にメールの応答時間を短縮したい場合でも、Gmail には探しているものが揃っています。この記事では、ほとんどの主要なデバイスで独自の電子メール テンプレートの作成を開始できるようにします。

メールテンプレート

電子メール テンプレートは、すべての中小企業の経営者や、同じ種類の電子メールで同じことを言っていることに気付いた経営者にとって救いの恵みです。私は自分のビジネスを始めて以来、これらを使用してきましたが、何年にもわたって何百時間も節約してきました。

電子メール テンプレートを使用すると、よりプロフェッショナルに見えるようにすることもできます。より迅速に応答でき、「メールありがとうございます。24 時間以内に弊社チームの担当者が直接ご連絡させていただきます。」というシンプルな言葉で、顧客は大切にされていると感じることができます。簡単にできることを考えると、ぜひ使用することをお勧めします。

PC 上の Gmail でメール テンプレートを作成する

Gmail はテンプレートの返信定型文を呼び出すため、利用する前にこの機能を有効にする必要があります。完了したら、必要なだけ電子メール テンプレートを作成できます。

1. Gmail を開いてログインします。
2. 次に、画面の右上にある [設定] 歯車メニュー アイコンを選択します。
3. 次に、[すべての設定を表示]をクリックします。
   
4. ここで、「詳細設定」をクリックします。
5. 次に、まだ有効にしていない場合は、「テンプレートの有効化」を選択し、「変更の保存」をクリックします。
6. Gmail がリロードされたら、[作成]をクリックします。
   
7. テンプレートに必要なテキストを入力し、[詳細] (縦に 3 つの点) をクリックします。
8. 次に、[テンプレート] > [下書きをテンプレートとして保存] > [新しいテンプレートとして保存]をクリックします。
9. 最後に、テンプレートに名前を付けて、「保存」を選択します。

Android の Gmail でメール テンプレートを作成する

PC と同様に、Android デバイスでもテンプレートを作成できます。

1. Gmail アプリを開き、「作成」ボタンをクリックします。
   
2. 次に、電子メールを入力し、[詳細]ボタン (縦に 3 つの点) をクリックします。
   
3. ドロップダウン メニューから[下書きを保存]を選択します。
   

iPhone の Gmail でメールテンプレートを作成する

Gmail と連携するにはメール テンプレートなどのアプリをインストールするか、組み込みの Notes アプリを使用してメール テンプレートを作成する必要があります。

1. Gmail アプリを開き、下にスクロールして[作成]ボタン (紙とペンのアイコン) をクリックします。
2. 電子メール テンプレートをインストールした場合は、省略記号 (3 つの水平ドット) をクリックし、[cloudHQ によるテンプレートから挿入] を選択します。

または、Notes アプリを使用してテンプレートを作成することもできます。

1. 作成したメール テンプレート内から、画面の右上隅にあるアイコンをクリックし、Gmail アプリを選択します。
2. これで、メモが電子メールの本文に読み込まれるはずです。

メールテンプレートの使用

電子メール テンプレートを作成したので、それを使用してみましょう。テンプレートを初めて利用する機会が得られたら、次の操作を行ってください。

1. Gmail を開き、[作成]をクリックします。
   
2. 次に、「詳細」をクリックします。
   
3. 次に、[テンプレート] > [テンプレートの挿入]に移動し、電子メール テンプレートを選択します。
4. 次に、必要に応じて編集し、[送信]をクリックします。

Reply を使用しても同じことを行うことができます。

自動応答に電子メール テンプレートを使用する

電子メール テンプレートをさらに一歩進めて、受信メールへの自動応答として返信定型文を設定してみてはいかがでしょうか。返信定型文は一般的なものにしておく必要がありますが、注文や問い合わせを確認し、顧客と良好な関係を築くための優れた方法です。

1. 画面上部の検索バーのアイコンをクリックします。
2. ここで、検索条件を入力し、[フィルターの作成]を選択します。 
3. 次に、 [テンプレートを送信]のチェックボックスをクリックし、送信するテンプレートを選択して、 [フィルターの作成]を再度クリックします。
   

これで、フィルタ条件が満たされるたびに、Gmail は返信定型文を自動的に送信します。これは確認応答や更新に最適で、複数の方法でトリガーするように設定できます。ここにすべてをリストすることはできませんが、電子メールに使用できるパターンがあることに気づくでしょう。たとえば、すべての電子メールは「sales@」電子メール アドレス、または「Order」という単語を含む電子メールに送信されます。わかりますね。