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Google スプレッドシートで変更の追跡を有効にする方法
さまざまな共同作業者と Google スプレッドシートで作業する場合、すべての変更を追跡することが重要です。そうすることで、誰もが新しい情報を参照し、常に最新の情報を得ることができます。
Google スプレッドシートでの変更の追跡と管理は非常に簡単です。さまざまな機能を有効にしたり、アドオンを使用したりすることで、さまざまな方法でこれを行うことができます。それらを調べてみましょう。
通知ルールを有効にして変更を追跡する
Google スプレッドシートの「通知ルール」という優れた機能を使用すると、ドキュメントに加えられた変更を常に通知できます。これを有効にすると、シートに変更があるたびにメールが受信されます。誰かが変更を加えるたびに通知を受け取るか、すべての編集の概要を取得するかを決定できます。
これを行う方法を見てみましょう。
- 必要なシートを開いて「ツール」を探します。
- 下にスクロールして「通知ルール」をクリックします。
- 「変更は行われます」を選択します。
- 次に、「通知内容…」で、メールをすぐに受け取るか、毎日のダイジェストを受け取るかを選択します。
- 「保存」をクリックします。
バージョン履歴を有効にして変更を追跡する
Google スプレッドシートの変更を追跡するもう 1 つの便利な方法は、「バージョン履歴」を有効にすることです。この機能では、すべての編集の概要と、誰がいつ編集したかなどの詳細が表示されます。その方法は次のとおりです。
- 必要なシートを開き、「ファイル」に移動します。
- ドロップダウンメニューから「バージョン履歴」を選択し、「バージョン履歴を表示」をクリックします。
シートの右側にバーがあり、編集者の名前が異なる色で表示されます。これで、すべての新しい変更が、変更を加えた人を表す色で強調表示されます。
Sheetgo で変更を追跡する
Sheetgoというアドオンを使用すると、Google スプレッドシートの変更を簡単に追跡し、データを毎日自動的にインポートできます。まず、アドオンをインストールする必要があります。次に、毎日の変化を追跡したいシートと、必要なデータが含まれるシートを開く必要があります。アドオンの使用を開始する方法は次のとおりです。
- 「アドオン」に移動します。
- ドロップダウンメニューから「Sheetgo」を選択し、「開始」を選択します。
- シートの右側にバーが自動的に開きます。
これで、現在のシートから変更を追跡するシートにデータをインポートする方法を見てみましょう。
- データをインポートするシートに移動します。
- 「接続開始」ボタンをクリックし、「データのインポート」をクリックします。
- さまざまなシートが表示されるので、必要なシートを選択します。
- それをクリックすると、「設定」オプションが表示されます。
- 「設定」タブを展開すると、さまざまなオプションが表示されます。
これらの手順を実行したら、プロセスを完了するために「データの追加」も有効にする必要があります。これにより、アドオンは、以前にインポートされたデータの下にデータを自動的に追加します。両方のシートが同じように見えるように、「転送フォーマットを有効にする」にもチェックを入れる必要があります。
今後の参照のために接続に名前を付けることもできます。「自動更新」セクションで、データのインポートを実行する頻度と時刻を決定できます。このオプションを有効にしてデータ インポートの頻度を選択すると、変更の最新情報を毎日取得できます。
最後に「完了」をクリックしてプロセスを終了します。新しいデータは、毎日既存のデータの下に追加されるようになります。シートを開くと毎日新しい情報が得られるので、変更を追跡できます。
このアドオンは、接続が 1 回だけ必要なため便利です。一度作成すると、Google スプレッドシートの変更を毎日自動的に把握できるようになります。
注:「自動更新」をオフにしたり、データをインポートする頻度を変更したりすることができます。これを行う場合は、上のセクションを参照してください。
「条件付き書式」を有効にして変更を追跡する
変更を視覚的に表現すると、すべての編集を追跡する非常に簡単な方法になります。Google スプレッドシートにはそのためのオプションがあり、それを有効にするだけです。その方法は次のとおりです。
- 条件付き書式を使用するすべてのデータ (セル) を選択します。
- 「形式」に移動し、「条件付き書式」を見つけます。
- ドロップダウン メニューの [フォーマット ルール] の下に、[次の場合のフォーマット ルール] が表示されます。
- ここでは「空ではない」を選択する必要があります。
- 次に、「書式設定スタイル」で背景色や文字のフォントを選択できます。
- 「完了」をクリックします。
背景色として青を選択したとします。ユーザーがデータを入力したり、書式設定されたセルに変更を加えたりすると、その操作を行ったセルが青色に変わります。そのような単純な！
「セル履歴」を有効にして変更を追跡する
1 つのセルだけに加えられた変更を追跡したい場合は、新しい「セル履歴」オプションを有効にすることで実行できます。これにより、変更を行った共同編集者の名前と変更のタイムスタンプを確認できます。その方法は次のとおりです。
- セルを右クリックし、「編集履歴を表示」をクリックします。
- 矢印が表示され、左から右に移動して編集内容を確認できます。
おめでとう！
これで、Google スプレッドシートで変更の追跡を問題なくオンにできるようになります。そのためにはさまざまな方法があります。「通知ルール」、「バージョン履歴」、「条件付き書式」、「セル履歴」を有効にしたり、Sheetgo などのアドオンを入手したりできます。
以前にいずれかの方法を試したことがありますか? どちらがあなたにとって最も効果的ですか? 以下のコメント欄でお知らせください。
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