Microsoft Outlook でクイックステップを使用する方法

Microsoft Outlookは誰もが好む電子メール アプリケーションです。使いやすく、企業環境で一般的に使用される生産性向上機能が多数備わっています。 Outlook では、一日を通して同じ操作を頻繁に繰り返し実行します。

幸いなことに、Microsoft は一連の手順を自動化するのに役立つ「クイック ステップ」と呼ばれる便利な生産性向上機能を組み込んでいます。クイック ステップとは何か、またそれを最大限に活用して Outlook でより効率的に作業する方法については、以下をお読みください。

Microsoft Outlook のクイック ステップとは何ですか?

クイック ステップは、Outlook 2013 以降に含まれている使いやすい生産性向上機能です。この機能を使用すると、一連の繰り返しアクションをすばやく自動化できます。これらのタスクを自動化すると、複数のメールボックスを一度に管理しやすくなるだけでなく、毎日の時間を大幅に節約できるという利点もあります。

クイック ステップはさまざまな状況で使用できます。日常的な使用例としては、電子メールを特定のフォルダーに自動的に移動すると同時に、電子メールを同僚に転送し、1 回のクリックで重要としてマークすることが挙げられます。

デフォルトでは、Microsoft Outlook にはよく使用されるクイック アクションがいくつか用意されています。そのまま使用することも、デフォルトのクイック ステップをニーズに合わせてカスタマイズすることもできます。それだけでは不十分な場合は、カスタム クイック ステップを作成して、日常的なワークフローを強化できます。

Microsoft Outlook のデフォルトのクイックステップを使用する

Microsoft Outlook では、外出先でもデフォルトのクイック操作を簡単に使用できます。 Outlook (Office 365 の一部) には、[移動]、[上司宛]、[チームメール]、[返信と削除] という4 つの定義済みクイック ステップがあります。

これらの項目を初めて使用する前に、正しい受信者の電子メール アドレスと優先フォルダーを設定する必要があります。[移動先] を使用するには、次の手順に従います。

• [ホーム]タブで、[クイック操作]セクションの[移動先] をクリックします。

• [初回セットアップ]ダイアログ ボックスで、電子メールを移動するフォルダーを選択し、必要に応じてクイック ステップの名前を変更します。
• 「保存」をクリックすると、メールをすぐに移動する準備が整います。
• 別のフォルダーに移動するメールを選択し、[ホーム]タブから [保存されたクイック ステップ] をクリックします。 Outlook は設定されたフォルダーに電子メールを直接移動します。

他のデフォルトのクイック ステップも同様の方法で構成できます。また、コンピューター上の Microsoft Outlook で電子メールをアーカイブする方法を学ぶことにも興味があるかもしれません。

Microsoft Outlookでカスタムクイックステップを作成する方法

デフォルトのクイック ステップがワークフローに適していない場合は、カスタム クイック ステップを簡単に作成できます。メールの削除や転送などの単純なアクションの場合もあれば、同僚にメールを転送してから専用のフォルダーに移動するなどの一連のアクションの場合もあります。

一度設定すれば、これらの要求の厳しいタスクをワンクリックで自動化できます。この例では、Microsoft Outlook にカスタム クイック ステップを作成します。

• メールを別のフォルダに移動する
• メールを未読としてマークする
• 同僚にメールを転送する
• メールを重要としてマークする

設定方法は次のとおりです。

• ホームの[クイック操作]タブ グループから[新規作成]オプションを選択します。

• 名前フィールドにクイック ステップの名前を入力します(たとえば、Demoという名前にします)。
• アクションセクションのドロップダウン リストから、まず[フォルダーに移動]を選択し、移動先のフォルダーを指定します。
• [アクションの追加]ボタンをクリックし、[未読としてマーク]を選択します。
• もう一度、[アクションの追加]をクリックして電子メール転送を設定し、[転送]を選択します。
• [宛先...]フィールドに、メールを転送するメール アドレスを入力するか、アドレス帳からアドレスを選択します。

• 最後に、「アクションの追加」をクリックしてフラグ状態にします。
• オプションで、ドロップダウン リストからショートカット キーを設定することもできます。
• 準備ができたら、「完了」をクリックします。
• クイック ステップ セクションまたは構成されたショートカットから、カスタム クイック ステップを使用できます。

Microsoft Outlook のクイック ステップは、日常のタスクを簡単にするプロフェッショナルな電子メール アプリケーションとしての Outlook の評判の証です。 Microsoft Outlook への切り替えを検討している場合は、他のメール アプリの機能に驚かれるかもしれません。