Microsoft Teams で会議をスケジュールする方法

チームの効率を向上させるためにできることはたくさんありますが、Microsoft Teams のようなコラボレーション ハブの使用もその 1 つです。これは、チームとのチャット、ファイル共有、音声会議やビデオ会議に使用できる優れたコミュニケーション ツールです。

Teams を使い始めたばかりの場合、会議をスケジュールする方法がわからないかもしれません。これを行うにはいくつかの方法があり、オプションは使用している Microsoft Teams のバージョンによって異なります。この記事では、知っておくべきすべての詳細を説明します。

Microsoft Teams で会議をスケジュールする

Microsoft Teams アカウントは、SharePoint、Outlook、Yammer などのすべての Microsoft 365 グループ製品に接続されています。また、Teams で使用するカレンダーは、Microsoft Exchange カレンダーに直接接続されています。

Outlook は Exchange カレンダーも使用します。つまり、Outlook 経由で会議をスケジュールすると、その会議は自動的に Teams に表示され、その逆も可能になります。Microsoft Teams で会議をスケジュールする方法は次のとおりです。

1. Teams チャットで、[会議をスケジュール]アイコン (新しいメッセージのボックスの下) をクリックします。
2. 次に、左側のパネルにある[カレンダー]を選択し、 [新しい会議]をクリックします。
3. ポップアップウィンドウが表示されます。会議の日時を選択できます。
4. スケジュール設定が完了したら、「保存」をクリックします。その後、ポップアップ ウィンドウが閉じ、Outlook を使用して会議の招待状を送信できるようになります。

スケジュールアシスタント

ポップアップウィンドウでは、スケジュールアシスタントの機能も利用できます。この機能は、あなたを含むチームのメンバー全員にとって適切な時間を見つけるのに役立ちます。

このオプションを選択すると、会議の参加者がいつ空いているか、いつ忙しいかを確認できるようになります。濃い青は利用できない時間帯を表します。水色のスロットは利用可能な時間、灰色の時間スロットは参加者の非勤務時間です。

チーム外の人を招待する

Microsoft Teams の優れた点の 1 つは、組織外のユーザーを会議に招待できることです。

Microsoft Teams ライセンスを持つ必要さえありません。必要なのは名前とメール アドレスだけで、招待状を送信できます。行う必要があるのは次のとおりです。

1. [新しい会議] ポップアップ フォームで[必要な出席者の追加]オプションを開きます。
2. 「オプション」をクリックします。
3. その人の電子メール アドレスを入力します。
4. [招待]をクリックすると、すぐに招待メールが受信トレイに届きます。

特定の Teams チャネル内で開催される会議をスケジュールすることもできます。[新しい会議]フォームで、[チャネルの追加]を選択します。設定して招待を送信した後は、チャンネルを変更することはできません。

変更を加える必要がある場合は、新しい招待状を作成する必要があります。また、チャネル上で会議が開催される場合は、招待を受けていなくても、そのチームのメンバー全員が会議に参加できます。

Microsoft Teams 無料版

Teams の無料版を使用している場合、アプリのスケジュール オプションがどこにあるのか疑問に思うかもしれません。残念ながら、Microsoft Teams の無料版では会議をスケジュールすることはできません。

しかし、まったく会議ができないわけではありません。アプリには、チームをすぐに集める必要がある場合に備えて、「今すぐ会議」オプションがあります。

[今すぐ会議]の横にあるカメラ アイコンをクリックし、会議に出席する人の名前をすべて選択するだけです。この機能は、サブスクリプションベースの Teams アカウントでも利用できます。

Microsoft チーム ミーティングの詳細

1 つの Teams 会議には最大 250 人が参加できます。ただし、すべての参加者を同時に見ることはできません。最近の更新が行われる前は、1 つの通話で最大 4 人のアクティブな参加者しか表示できませんでした。これで、一度に 9 人の参加者を画面に表示できるようになります。しかし、新しいアップデートは他にもいくつかのエキサイティングな革新をもたらしました。

Microsoft Teams 会議の参加者は、会議の音声品質が向上し、カスタム背景を使用できるようになりました。特定の会議出席者にさらに注目を集める必要がある場合は、ビデオをピン留めすることもできます。その他の会議関連機能には、仮想ロビー、画面共有、対話型トラブルシューティングなどがあります。

チームを近づける

Microsoft Teams を使用して職場の効率を向上させる方法はたくさんあります。これは主にチャットベースのファイル共有アプリです。しかし、チームとビデオ会議をする必要がある場合にも素晴らしいツールです。

スケジュール アシスタントを使用して会議をスケジュールすると、適切な時間を見つける作業がはるかに快適になります。また、組織やチームに参加していない人でも参加できます。電子メールで招待状を送信するだけです。

Microsoft Teams 会議に参加したことがありますか? それとも予定されたものですか？以下のコメントセクションでお知らせください。