ONLYOFFICE Workspaceの信頼性の高いバックアップをスケジュールする

セルフホスト型の ONLYOFFICE Workspace ポータルの場合、コントロール パネルの「共通設定」>「バックアップ」>「自動バックアップ」でスケジュールされたコピーを有効にし、保存先を選択してスケジュールと保持期間を設定し、保存します。ONLYOFFICE Workspace Cloud では、「設定」>「データ管理」>「バックアップ」で同様のコントロールを使用しますが、自動バックアップはそれが含まれるプランでのみ利用可能です。保存したスケジュールはあくまでも出発点です。アーカイブが保存先に正しく保存されていることを確認し、ポータルとは別に復元コピーを保管してください。

このチュートリアルでは、ONLYOFFICE Workspace に組み込まれている自動バックアップ機能について説明します。メニューの文言やバックアップ先は、導入環境や連携しているシステムによって異なる場合があります。最新の製品手順については、ONLYOFFICE のコントロールパネルのバックアップと復元に関する手順を参照してください。

自動バックアップを有効にする前に

バックアップとは、ポータルデータの復元可能なアーカイブです。セルフホスト型のコントロールパネルでは、メールサーバーがメールファイルへのアクセス設定を追加で必要とする場合があります。ご使用の環境に合わせて、ONLYOFFICEのメールデータバックアップ手順書を参照してください。リンク先のメール手順書には、Windowsには適用されないことが明記されています。保持期間とは、システムが古いバックアップコピーを削除する前に保持するコピーの数です。復元とストレージ容量の両方を考慮して設定を選択してください。

• バージョンとアクセス権限を確認してください。サーバー版の場合は、管理者アカウントでサインインし、コントロールパネルを開けることを確認してください。クラウド版の場合は、料金プランに自動バックアップが含まれていることを確認してください。
• 保存先を準備してください。コントロールパネルは、ドキュメントモジュールと、GoogleドライブやWebDAVなどのサービスを含む、ドキュメントに接続されたサードパーティ製ストレージをサポートしています。サードパーティ製アカウントは、選択する前に接続、共有、および共通ドキュメントへの配置が必要です。一時ストレージは手動バックアップ用であり、自動バックアップの保存先ではありません。
• メールをアーカイブに含めるかどうかを決定してください。ポータルのメールデータを復元する必要がある場合は、「バックアップにメールを含める」を選択してください。メールを省略した場合、復元後にデータが失われ、メールアカウントを再度接続する必要があることをONLYOFFICEは警告します。
• 機密データの取り扱いには十分ご注意ください。ONLYOFFICEは、暗号化が有効になっている場合、新しく作成されるバックアップアーカイブには復号化されたファイルが含まれること、そして復元後にファイルはディスク上で再度暗号化されることに注意してください。保存先へのアクセスを制限し、ダウンロードしたアーカイブを保護してください。

目的地とスケジュールを設定します

1. バックアップページを開きます。セルフホスト型ポータルでは、サインインしてコントロールパネルを開き、共通設定 > バックアップを選択します。Workspace Cloudでは、設定を開き、データ管理を選択してからバックアップを選択します。クラウドのナビゲーションとオプションについては、公式のクラウドバックアップおよび復元ガイドを参照してください。
2. 自動バックアップを有効にしてください。自動バックアップのセクションで、このオプションをオンにしてください。このオプションが表示されない場合、または無効になっている場合は、クラウドプランを確認するか、ONLYOFFICEの他の製品の設定ではなく、ワークスペースコントロールパネルを使用していることを確認してください。
3. コピーの保存場所を選択してください。利用可能な保存場所から、接続済みの保存先を選択します。サードパーティのサービスを使用する場合は、まずそのサービスがドキュメントフォルダに接続され、共通ドキュメントフォルダで利用可能になっていることを確認してください。自動バックアップでは、一時保存機能は提供されません。
4. メールのバックアップ範囲を選択してください。メールデータを含める場合は、「バックアップにメールを含める」を選択してください。このチェックボックスをオフにすると、復元できるデータの内容が変わるため、ポータルの復元を担当する担当者のために、その決定内容を記録してください。
5. 頻度と時間を設定します。毎日、毎週、毎月から選択し、対応する時間、曜日、または日付を入力します。チームの都合に合わせて、ポータルのアクティビティが低い期間にバックアップをスケジュールし、管理者が理解できるタイムゾーンを選択してください。ドキュメントにはこれらのスケジュールオプションが記載されていますが、最適な時間帯は一律に指定されていません。
6. 最大コピー数を設定して保存します。保持値を1～30から選択し、「保存」をクリックします。制限に達すると、古いコピーは自動的に削除されます。そのため、制限値を非常に小さく設定すると、ポリシーで要求されるよりも少ない復元ポイントしか残らない場合があります。

復旧をサポートするストレージと保持期間を選択してください

ポータルのドキュメントストレージ内にアーカイブを保存するのは簡単ですが、ポータルのストレージ容量を消費します。また、アーカイブが稼働中のポータルと同様に、ストレージやサーバーの障害にさらされる可能性もあります。より確実な復旧のためには、組織のセキュリティおよびデータ保持ルールに従い、チームが独立してアクセスできるサードパーティの接続先を検討してください。これは運用上の推奨事項であり、特定のプロバイダーがすべての導入環境に適していることを保証するものではありません。

保持期間は期間ではなく、件数です。たとえば、週ごとのコピーを4つ保持すると、4つの復元ポイントがスケジュールされますが、スケジュールが変更されたり、実行が失敗したりした場合に、1か月分の履歴が保証されるわけではありません。最大数を選択する前に、アーカイブのサイズと保存先の利用可能な容量を見積もってください。コントロールパネルのドキュメントには、最大数は1～30コピーに設定できると記載されていますが、特定のアーカイブサイズや完了時間は保証されていません。

最初のバックアップを確認し、よくある間違いを回避しましょう

保存後、自動バックアップセクションに戻り、機能が有効になっていること、および保存先、メールの選択、スケジュール、最大コピー数がプランと一致していることを確認してください。次に、最初のスケジュール実行後に選択した保存先を確認してください。コントロールパネルのガイドには、完了したバックアップは.tar.gzファイルとして保存され、ファイル名は の形式になると記載されていportal-name_date_time.tar.gzます。画面にスケジュールが表示されているだけでは、アーカイブが作成されたことを証明するものではありません。

ファイルが見つからない場合は、選択したストレージが接続されていて書き込み可能かどうか、次回のスケジュール時刻が過ぎていないか、アーカイブが別の選択フォルダに保存されていないかを確認してください。権限を広範囲に下げたり、認証情報を危険な場所に保存したりして「修正」しないでください。サービスのサポートされている接続設定と管理者権限を使用してください。

信頼性を高めるには、稼働中のポータルを上書きするのではなく、適切なテスト環境で公式の復元手順を使用して制御された復元テストを実施してください。バックアップは、チームがバックアップを見つけて必要なデータを復元できる場合にのみ、実用的な価値を持ちます。また、コントロールパネルガイドには次の2つの制限事項が記載されています。ライセンスデータは含まれていないため、復元後にライセンスファイルを再度アップロードする必要があります。また、メールバックアップでは、メールサーバーがポータルの外部にある場合、文書化されたメールサーバー構成とアクセス権限が必要です。

最終確認：機能が有効になっていること、宛先にアクセス可能であること、メールの選択が意図的であること、スケジュールと保持期間が保存されていること、および宛先に新しく作成されたアーカイブが表示されることを確認してください。復旧計画でポータル全体のインシデントから保護する必要がある場合は、ポータルのプライマリストレージとは別に、少なくとも1つの復旧コピーを保持してください。