あまり知られていないMicrosoft Officeの便利な機能6つ

Microsoft Office には多くの機能がありますが、ほとんどの人はその表面だけを理解しているだけです。 10 年使用した後でも、生産性とワークフローを大幅に向上させる隠れた名品がまだ見つかります。

目次

• 1. ディクテーションと転写
• 2. マイクロソフトサーチ
• 3. Outlookの優先受信トレイ
• 4. Outlookのクイックステップ
• 5. Wordで文書を比較する
• 6. OneNoteの数学ソルバー

1. ディクテーションと転写

自分の考えをもっと早く紙に書き留めたいと思いませんか? Microsoft Wordのディクテーション機能を使用すると、音声をテキストに変換できます。開始するには、[ホーム]タブに移動し、[ディクテーション]をクリックして、マイクに必要な権限を付与します。

これで、話し始めることができ、入力は Microsoft Office に任せることができます。正確さは主にアクセントと話す速度に依存します。さらに、ディクテーション設定を構成して、自動句読点を有効にしたり、機密性の高いフレーズをフィルタリングしたりすることもできます。

リアルタイムのディクテーション以上の機能が必要な場合は、Word と OneNote の Transcribe 機能を使用して、メモを取るのではなく聞くことに集中できます。この機能は、発言者情報、タイムスタンプ、およびドキュメントのセクションを編集または挿入する機能を含むテキスト トランスクリプトに音声を変換します。事前に録音した音声ファイルを録音またはアップロードして、文字起こしすることができます。

2. マイクロソフトサーチ

Word や Excel などの Microsoft Office アプリケーションの検索機能は、ヘルプ検索ツールであるだけでなく、テキストをコマンドに変換する機能としても機能し、リボンをスクロールすることなく特定のアクションをすばやく適用できます。たとえば、表を挿入するには、検索バーをクリックし、「表を挿入」と入力して、最後に「表の追加」をクリックします。

同様に、リボンを手動で操作しなくても、列、グラフ、透かしなどをドキュメントに追加したり削除したりできます。 Excel では、検索機能を使用して数式を検索したり、データを並べ替えたり、書式設定オプションを適用したりできます。

3. Outlookの優先受信トレイ

Outlook の優先受信トレイは、電子メールを自動的に整理して整理された状態を維持するのに役立つ生産性向上機能です。この機能を有効にすると、重要なメッセージが [優先] タブに送信され、ニュースレターやプロモーションなどの重要度の低いメッセージが [その他] タブにリダイレクトされるため、気が散ることが少なくなります。

Outlook の設定で優先受信トレイをオンにすることができます。 Outlook を開き、[受信トレイ]を選択して、[表示]タブを開きます。次に、左上隅にある[設定の表示]をクリックします。

[レイアウト]タブで、[メッセージを優先とその他に分類]を選択して、優先受信トレイを有効にします。

優先受信トレイでは、フィルタリングを使用して、重要な連絡先や送信者との過去のやり取りに基づいてメールの優先順位を決定します。ただし、メールを手動で「フォーカス」タブに移動することもできます。移動するメールを選択して右クリックし、[移動]を選択して、メールの送信先に応じて[優先]または[その他]を選択します。

4. Outlookのクイックステップ

Outlook のクイック ステップを使用すると、1 回のクリックで複数のアクションを適用して、電子メールをより速く管理できます。たとえば、特定の送信者からのメールをチーム リーダーに転送し、同時にフォルダーに移動するクイック ステップを作成できます。さらに高速にアクセスできるようにキーボード ショートカットを設定することもできます。

Outlook 設定で、定義済みのアクションを使用してクイック ステップを設定したり、ニーズに合わせてカスタマイズしたりできます。また、簡単に再利用できるように電子メールをテンプレートとして保存するなどのタスク用のカスタム クイック ステップを作成することもできます。

5. Wordで文書を比較する

Microsoft では、Word で 2 つの文書を簡単に比較できますが、この機能はデスクトップ バージョンでのみ利用できます。この機能を使用すると、ドキュメントを最終決定する前に変更点を確認し、相違点を特定し、問題点を見つけることができます。

Word で文書を比較するには、[校閲]タブに移動し、[比較]をクリックして、[文書の比較]を選択します。 [ドキュメントの比較] ダイアログ ボックスで、元のドキュメントと修正されたドキュメントの両方をローカル ドライブからアップロードし、[OK]をクリックして続行します。

Word は 2 つの文書を結合し、その違いをサイド パネルにコメントとして表示します。編集内容に満足したら、それを元の文書に結合することができます。

ドキュメントを結合するには、[校閲]タブで[承諾]のドロップダウン メニューをクリックし、[すべての変更を承諾]を選択します。

6. OneNoteの数学ソルバー

OneNote は、さまざまな理由から優れたメモ作成アプリです。学生の場合、このアプリは数学の問題を素早く解いたり計算を実行したりするのに役立ちま す。

OneNote の数学的解決能力を実際に確認するには、スペースを入れずに数式または方程式を記述し、その後に等号を付けて答えを取得します。たとえば、「(25+75)/2=」と入力してEnter キーを押すと結果が表示されます。

OneNote は、基本的な算術、代数、さらにはより複雑な方程式も処理できます。 Microsoft の職場または学校のアカウントをお持ちの場合は、より高度な計算を行うための数学アシスタント機能にもアクセスできます。