ドキュメントを再度開いたときに変更履歴を記録する

文書を再度開いた後も変更履歴を有効にするには、文書を開き、 [変更履歴] メニューから [自分と全員に対して有効] を選択して、文書を保存するか、編集者に文書を保存させます。この設定は、現在の文書とそのすべてのユーザーに適用されます。個々のファイルに対するアカウント全体のデフォルト設定ではありません。現在のセッションのみで変更履歴が必要な場合は、[自分に対して有効]を選択してください。

共有ドラフトで編集内容を一貫して反映させる必要がある場合、この区別は重要になります。以下の例では、チームがプロジェクト計画をレビューしています。スクリーンショットはインターフェースの図解であり、メニューのラベルと動作はONLYOFFICEの最新のドキュメントに準拠しています。

ONLYOFFICE Docsにおける「デフォルトで」とはどういう意味ですか？

ONLYOFFICEでは、トラッキングを有効にする方法が2つあります。セッションレベルで設定する方法と、ドキュメント全体に永続的に設定する方法です。「自分のみ有効」を選択すると、現在の編集セッションでトラッキングが有効になりますが、ドキュメントを再読み込みまたは再度開くと設定は無効になります。「自分のみ有効」と「全員有効」を選択すると、すべてのユーザーでトラッキングが有効になり、ドキュメントを再読み込みまたは再度開いてもトラッキングは有効のままになります。

この永続性はドキュメントレベルの動作です。公式ユーザーガイドでは、「自分と全員」の設定は、ドキュメントが再読み込みされたときにすべてのユーザーに適用されると説明されています。また、別のユーザーがこの一般設定を全員に対してオフにできるとも記載されています。したがって、これは編集ドラフトや共有ポリシー文書には適していますが、変更不可能なロックやテナント全体の設定ではありません。ガイドには、すべての新規ドキュメントで変更履歴を自動的に開始する、ユーザーごとの普遍的なデフォルト設定については記載されていません。

全員の状況を把握し続けるにはどうすればいいですか？

1. 編集権限でドキュメントを開きます。接続済みのストレージサービスでドキュメントを探し、ONLYOFFICEドキュメントエディターで開きます。ファイルが閲覧専用の場合は、所有者に編集権限またはレビュー権限を依頼してください。閲覧者には、ドキュメントレベルの変更はできません。
2. 変更履歴の記録メニューを開きます。上部のリボンで「コラボレーション」を選択し、「変更履歴の記録」をクリックします。エディターのレイアウトによっては、ステータスバーの右下にある「変更履歴の記録」ステータスコントロールを使用することもできます。コントロールをクリックすると直接トラッキングが切り替わる場合は、メニューまたは矢印を開いて範囲の選択肢を確認してください。
3. 「自分と全員に有効」を選択してください。同僚も再開後に追跡機能を有効にする必要がある場合は、「自分に有効」を選択しないでください。このグローバルオプションは、現在のドキュメントとすべての共同編集者に適用されます。設定により共有ドキュメントの状態が変更されるため、ONLYOFFICEに通知が表示される場合があります。
4. 意図的な小さな編集を行ってください。安全なテスト場所に短い単語またはフレーズを追加し、挿入が変更履歴として記録されていることを確認します。これにより、トラッキング機能が単にアクティブなリボンコントロールを表示するだけでなく、実際に編集内容を記録していることを確認できます。
5. ドキュメントを保存して再度開きます。オンライン展開では通常、接続されたストレージ統合を通じて変更が保存されます。自動保存が無効になっている場合、またはホストアプリが保存を要求する場合は、利用可能な保存コマンドを使用して完了するまで待ちます。ドキュメントを閉じて再度開き、変更履歴の記録が有効になっていることを確認します。テスト編集がドキュメントの一部でない場合は、削除または承認します。

この設定は変更履歴の記録をロックしますか？

いいえ。共有設定は再開後も保持されますが、別のユーザーが「自分と全員に対してオフ」を選択できます。ONLYOFFICEのドキュメントによると、このような変更を行うとすべてのユーザーのトラッキングがオフになり、対応するアラートが共同編集者に表示されます。監査証跡が必要な場合は、この設定を変更できるユーザーを合意し、ドキュメントのバージョン履歴またはストレージプラットフォームのコントロールを確認してください。「全員に対してオン」の選択は、管理上の強制ポリシーとして説明すべきではありません。

レビュー専用アクセスは別問題です。ONLYOFFICEによると、レビュー担当者に対しては変更履歴の記録がデフォルトで有効になっており、レビュー専用権限でドキュメントが共有されている間は無効にすることはできません。このモードは提案を目的としており、レビュー担当者が変更内容を送信し、適切な権限を持つユーザーがそれを承認または拒否します。レビュー担当者が元のテキストを直接編集せずに編集内容を提案する必要がある場合に使用します。

ドキュメントを開いた際にレビュー機能を有効にする連携は可能ですか？

組み込みのドキュメント統合の場合、ホストアプリケーションがエディターの設定を制御します。ONLYOFFICEのAPI FAQでは、document.permissions変更履歴/レビューモードでドキュメントを開く方法を決定すると説明されています。編集とレビューの両方を可能にする（ユーザーがレビューモードに切り替える機能を含む）には、以下の設定が必要です。

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

と を使用するとedit: false、review: trueドキュメントはレビュー専用に開きます。これらは統合によって提供されるアクセス権限であり、一般ユーザーがエディターで設定できるグローバル設定ではありません。管理者は、ホストのドキュメント構成でこのオプションを適用し、統合エディターで確認する必要があります。構成変更をデプロイする前に、統合の最新のAPIドキュメントとDocsのバージョンを参照してください。

ONLYOFFICE Workspace、Nextcloud、ownCloud、またはその他の接続プラットフォームで通常使用する場合は、API設定を編集するのではなく、エディターメニューの共有オプションを使用してください。ホストアプリケーションによって、権限、保存、テンプレート、および使用可能なツールバー機能が制御される場合があります。

選択肢が表示されない、または表示されないのはなぜですか？

• 「自分だけオン」を選択しました。これは現在のセッションのみに適用されます。メニューを再度開き、「自分と全員だけオン」を選択してください。
• 閲覧専用アクセス権限をお持ちです。閲覧専用アクセス権限では自動的に追跡が有効になりますが、閲覧アクセス権限では共有設定を変更することはできません。ファイル所有者にアクセスレベルを確認するよう依頼してください。
• このオプションは共同作業者によって上書きされています。別の編集者が共有設定を変更した可能性があります。もう一度「変更履歴」メニューを開き、選択した状態がまだ有効になっているかどうかを確認してください。
• エディタがドキュメントを正しく保存または再読み込みしませんでした。ホストストレージにドキュメントが保存されたと報告されていることを確認し、ダウンロードしたコピーや古いバージョンではなく、同じファイルを再度開いてください。
• これは表示設定です。 [ファイル] > [詳細設定] には、吹き出しやツールチップなど、レビュー変更の表示方法に関するオプションがあります。これらの設定は、ドキュメントが編集履歴を追跡するかどうかではなく、レビュー変更の表示方法に影響します。

結果を確認する

同じ共有ドキュメントを再度開き、「変更履歴の記録」コントロールを確認します。次に、無害な編集を1つ行い、挿入または削除したテキストがレビュー対象としてマークされていることを確認します。コントロールにトラッキングがオンと表示されているにもかかわらず編集がマークされていない場合は、編集可能なドキュメントを開いていること、および変更がトラッキングが有効になった後に行われたことを確認してください。新しく作成されたすべてのファイルでトラッキングを開始する必要がある場合は、プラットフォームがそのワークフローをサポートし、ドキュメント化している場合にのみ、ホストレベルのテンプレートまたは統合構成を使用してください。エディターの「自分と全員に対してオンにする」オプションは、現在のドキュメントに適用されます。

公式資料

• ONLYOFFICE ヘルプセンター：文書のレビュー- メニューオプション、永続性、レビュー専用動作、変更履歴の表示。
• ONLYOFFICE Docs API FAQ: 共有— レビュー/変更履歴が有効になっているドキュメントを開くためのエディター設定。
• ONLYOFFICE Docs API: レビュー— 権限と、それが編集アクセスとどのように相互作用するかを確認します。
• ONLYOFFICE ヘルプセンター：ドキュメントエディターの詳細設定- 表示設定（レビュー変更の表示方法など）。