源泉徴収票をなくしたらどうする？再発行・確定申告・マイナポータルの対処法

源泉徴収票をなくすと、「確定申告ができないのでは」「転職先に提出できない」「住宅ローンや保育園の手続きに間に合わない」と焦りやすいものです。結論からいえば、まず勤務先や元勤務先に再発行を相談するのが基本です。ただし、使い道によっては紙の源泉徴収票そのものが必須ではなく、マイナポータル連携や別の証明書で足りる場合もあります。

この記事では、2026年9月時点の国税庁の案内を基に、源泉徴収票を紛失したときに何を確認し、どの順番で動けばよいかを実務向けに整理します。特に重要なのは、「なくした」のか「そもそも交付されていない」のかを分けることです。この2つは税務上の扱いが異なります。

まず確認：源泉徴収票をなくしたときの最短ルート

1. まず勤務先・元勤務先に再発行を依頼する

給与所得の源泉徴収票は、給与の支払者が受給者に交付する書類です。国税庁は、原則としてその年の翌年1月31日まで、中途退職者については退職後1か月以内に交付する必要があると案内しています。受給者に交付する源泉徴収票は、税務署への提出基準にかかわらず、すべての受給者が対象です。

確認先は、現在の勤務先なら人事部・給与担当・総務部、退職後なら元勤務先の人事や管理部門です。会社によっては紙ではなく電子交付を採用しているため、給与明細システムや従業員ポータルにPDFが残っていないかも確認してください。国税庁も、一定の要件の下で源泉徴収票の電子交付が可能であるとしています。

参考：国税庁「給与所得の源泉徴収票」の提出範囲と提出枚数等、国税庁「給与所得の源泉徴収票等の交付義務」

再発行を依頼するときに伝える情報

• 氏名
• 在籍時の社員番号
• 対象年分
• 退職済みの場合は退職日
• 再発行を希望する理由
• 送付先住所または電子データでの受取可否

会社側で本人確認が必要になる場合があるため、以前の所属部署や生年月日などを聞かれることもあります。発行までの日数は会社ごとに異なるため、提出期限がある場合は「いつまでに必要か」も合わせて伝えるとよいでしょう。

2. 確定申告が目的なら「紙の添付」は原則不要

確定申告で源泉徴収票を使う場合、現在は源泉徴収票そのものを申告書に添付または提示する必要はありません。国税庁は、給与所得・退職所得・公的年金等の源泉徴収票について、申告書への添付または提示は不要と案内しています。

ただし、「添付不要」と「内容が不要」は別です。確定申告では、支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額、源泉徴収税額など、源泉徴収票に記載された情報が必要になります。税務署の相談会場などで申告書を作成する場合は、国税庁も源泉徴収票等を持参するよう案内しています。

参考：国税庁「申告書の提出」

給与明細だけで代用できる？

月々の給与明細から年間の支給額や源泉徴収税額を集計できることはありますが、年末調整後の最終的な数値や所得控除の内訳まで正確に再現できるとは限りません。そのため、給与明細だけで自己判断して申告数値を作るより、まず源泉徴収票の再発行または電子データ取得を優先する方が安全です。

特に年末調整後に生命保険料控除、扶養控除、住宅ローン控除などが反映されている場合は、給与明細の単純合計だけでは源泉徴収票の最終値と一致しないことがあります。

3. マイナポータル連携で給与情報を取得できる場合がある

確定申告が目的なら、マイナポータル連携も確認する価値があります。国税庁は、マイナンバーカードを利用してe-Taxで確定申告する際、一定の条件を満たせば、勤務先から税務署へ提出された「給与所得の源泉徴収票」の情報をマイナポータル経由で取得し、確定申告書等作成コーナーへ自動入力できる仕組みを提供しています。

ただし、すべての給与情報が必ず取得できるわけではありません。勤務先が源泉徴収票をe-Taxまたは認定クラウド等により税務署へ提出していること、氏名・住所・生年月日・マイナンバー等の情報が正しく登録されていることなど、条件があります。利用者側でも事前設定が必要です。

そのため、マイナポータルで情報が表示されない場合に「会社が源泉徴収票を作っていない」とは限りません。紙提出だった場合や、税務署への提出対象外だった場合などは連携対象にならないことがあります。

参考：国税庁「給与所得の確定申告がさらに簡単に！」利用者用ページ、国税庁「マイナポータル連携特設ページ」

4. 「なくした」と「会社から交付されない」は別の問題

ここは特に間違えやすいポイントです。国税庁の「源泉徴収票不交付の届出手続」は、勤務先から源泉徴収票が交付されなかった人のための手続きです。すでに一度交付された源泉徴収票を自分で紛失し、再発行を希望するケースは対象外と明記されています。

つまり、紛失した場合にいきなり「源泉徴収票不交付の届出書」を提出するのは適切ではありません。まず元の勤務先に再発行を相談し、電子交付やマイナポータル連携など他の取得方法も確認します。

一方、源泉徴収票を一度も受け取っておらず、交付期限を過ぎても勤務先が対応しない場合は、国税庁の「源泉徴収票不交付の届出手続」が利用できます。中途退職者の交付期限は退職後1か月、それ以外は翌年1月31日です。届出時には、保存している給与明細の写しや、勤務先へ源泉徴収票の交付を求めたことが分かる資料があるときは添付します。

参考：国税庁「源泉徴収票不交付の届出手続」

5. 退職した会社が倒産・廃業している場合

元勤務先がすでに存在しない、連絡先が分からない、担当者につながらないといった場合は、自力で何度も問い合わせを続けるより、所轄税務署へ状況を説明して相談した方がよいケースがあります。

その際は、手元にある資料をできるだけ整理しておきます。具体的には、給与明細、雇用契約書、退職時の書類、銀行口座への給与振込記録、会社へ連絡したメールや郵送物の控えなどです。これらがそのまま源泉徴収票の代わりになるとは限りませんが、事実関係を説明する材料になります。

6. 転職先に提出するために必要な場合

年の途中で転職した場合、新しい勤務先が前職分を含めて年末調整を行うために、前職の給与所得の源泉徴収票を求めるのが一般的です。紛失した場合は、前職へ再発行を依頼してください。

年末調整の期限に間に合わず、前職分を合算できなかった場合でも、それで税務手続きが完全にできなくなるわけではありません。自分で確定申告を行い、年間の給与所得と源泉徴収税額を精算する方法があります。ただし、実際に確定申告が必要か、還付申告になるかは、その年の所得状況や控除内容によって異なります。

7. 住宅ローン、保育園、賃貸契約など税務以外の用途

源泉徴収票は確定申告以外にも、住宅ローン審査、保育施設の申請、扶養関係の確認、賃貸住宅の審査などで求められることがあります。ここでは提出先のルールが優先されます。

例えば、「源泉徴収票の写しで可」「所得証明書でも可」「直近の給与明細でも可」といった扱いは提出先によって異なります。源泉徴収票をなくしたからといって、必ず再発行を待つ必要があるとは限りません。提出期限が迫っている場合は、再発行を依頼すると同時に、提出先へ代替書類が認められるか確認すると時間を節約できます。

実務チェックリスト

• 対象年分を確認した
• 紙だけでなく、社内ポータルや給与システムの電子交付も確認した
• 勤務先または元勤務先へ再発行を依頼した
• 提出期限がある場合は、必要日を伝えた
• 確定申告が目的ならマイナポータル連携の対象か確認した
• 給与明細を捨てずに保管した
• 「一度も交付されていない」のか「紛失した」のかを区別した
• 勤務先が対応しない場合は、連絡履歴を残した
• 税務以外の提出なら、代替書類の可否を提出先に確認した

よくある質問

源泉徴収票のコピーでも使えますか？

用途によります。確定申告では現在、源泉徴収票自体の添付・提示は原則不要ですが、記載情報は必要です。一方、銀行や自治体、勤務先などへの提出では独自の要件があるため、「原本」「コピー」「PDF」のどれが認められるか提出先に確認してください。

源泉徴収票をなくしたら税務署で再発行できますか？

給与所得の源泉徴収票は勤務先が交付する書類です。紛失した源泉徴収票そのものを税務署が再発行する手続きではありません。まず勤務先または元勤務先に相談してください。

退職後かなり時間がたっていても再発行を依頼できますか？

まず元勤務先に保管状況を確認してください。会社側の文書保存状況や社内手続きにより対応が異なります。必要な年分、氏名、在籍期間を正確に伝えると確認が進みやすくなります。

マイナポータルに表示されれば紙の再発行は不要ですか？

確定申告だけが目的で、必要な給与情報が正しく取得できているなら、紙を待たずに申告を進められる場合があります。ただし、住宅ローン審査や勤務先への提出など別用途では紙やPDFの提出を求められることがあるため、用途ごとに判断してください。

まとめ

源泉徴収票をなくしたときは、最初に勤務先または元勤務先へ再発行を相談し、同時に電子交付の履歴を確認するのが基本です。確定申告が目的なら、源泉徴収票そのものの添付は原則不要ですが、記載情報は必要です。条件を満たせば、マイナポータル連携で給与情報を取得できる場合もあります。

一方、「紛失」と「一度も交付されていない」は別です。国税庁の「源泉徴収票不交付の届出手続」は後者のための制度であり、紛失しただけの場合には使いません。会社と連絡が取れない、申告期限が迫っているなど個別事情がある場合は、給与明細や連絡記録をそろえて税務署へ相談するとよいでしょう。

制度や電子連携の仕様は変更されることがあります。特に確定申告時期に利用する場合は、国税庁の最新情報を確認してください。