ライターの手紙をロゴとスプレッドシートのフィールドと結合する

Calcスプレッドシートを接続し、Writerテンプレートにテキスト差し込みフィールドを追加して、[ツール] > [差し込み印刷ウィザード]を実行することで、各コピーに同じロゴを使用したパーソナライズされたWriterレターを作成できます。共有グラフィックを一度挿入するだけで、Writerはレコードごとにテキストフィールドを置き換える際にそれを繰り返します。LibreOfficeの標準の差し込み印刷ヘルプには、受信者ごとに画像を変更するフィールドに関する説明がないため、このワークフローでは固定画像を使用します。

LibreOffice 26.8 のヘルプには、差し込み印刷ウィザードと、差し込み印刷した文書を 1 つのファイルまたは個別のファイルとして保存する方法について説明されています。保存されたテンプレートとデータソースにより、後続のバッチ処理を再現できます。スプレッドシートを更新し、レコードをプレビューして、再度差し込み印刷を行うだけです。これは、ユーザーが開始する再現可能なワークフローであり、スプレッドシートを監視してバックグラウンドで文書を再生成するものではありません。繰り返し実行するために、ワークブックとテンプレートを一緒に保管してください。

1. 受取人スプレッドシートを準備する

Calc では、各行に受信者を 1 人ずつ配置し、最初の行のフィールド名 (例: FirstName、LastName、Email、 、Company) をクリアしてください。空白の見出しは避け、各列の一貫性を保ってください。 という名前の列は、ImagePath標準の差し込み印刷では自動的に画像に変換されません。

まず、2～3件のテストレコードで作成してください。名前、句読点、オプションフィールドなどを確認し、スプレッドシートを安定した場所に保存します。Writerでデータソースとして表示されない場合は、ウィザードでリストを選択し、プロンプトが表示されたら見出しを一致させてください。

リストの一部のみを処理したい場合は、ソースから行を削除するのではなく、最終マージステップでレコード範囲を設定してください。受信者データを並べ替えたり編集したりする前に、スプレッドシートの未変更コピーを保存しておいてください。

2. データソースを接続し、ライターテンプレートを作成します。

Writer 文書を開き、「ツール」＞「差し込み印刷ウィザード」を選択します。現在の文書または既存のテンプレートを使用し、アドレス入力ステップでスプレッドシートとそのシートを選択します。必要に応じて、スプレッドシートの見出しをアドレス欄に一致させます。ウィザードの手順については、LibreOffice の「定型書簡の作成」ヘルプを参照してください。

本文をカスタマイズするには、データソースの列見出し（例：）をFirstName挨拶文にドラッグするか、[挿入] > [フィールド] > [その他のフィールド] > [データベース]を使用します。各フィールドの周囲にスペースと句読点を入力します。テンプレートにはプレースホルダーが表示される場合があります。プレビューには選択したレコードの値が表示されます。データソース ペインから見出しをドラッグする場合は、表示されているサンプル値をコピーするのではなく、列見出し自体をドラッグしてください。サンプル値をコピーすると、フィールドのプレースホルダーが挿入されます。

3. すべての文字が共有する画像を挿入して配置します。

ロゴを表示させたい場所をクリックし、「挿入」＞「画像」を選択します。ファイルを選択し、「リンク」のチェックを外したままにしておくと、画像がドキュメント内に保存されます。リンクされた画像は元のパスから再読み込みされるため、ファイルが移動すると画像が消えてしまうことがあります。LibreOffice のグラフィック挿入ヘルプでこの点について説明しています。

縦横比を維持するには、角からサイズを変更してください。テキストと揃ったロゴの場合は、「書式」>「アンカー」>「文字として」を選択すると、テキスト行に合わせて移動します。グラフィックを配置したら、Writer テンプレートを保存してください。ロゴ行の場合、文字としてアンカーすると、画像が段落の流れに収まります。マージフィールドの編集中に置き換えられる可能性のあるテキスト選択範囲内に、共有ロゴを配置しないでください。

画像は、挨拶文の上など、すべての手紙で共有される場所に配置してください。共通のロゴやバナーを使用すれば、レコードごとに画像リンクを設定しなくても一貫性を保つことができます。

4. バッチを生成する前にレコードをプレビューする

プレビューまたは文書編集の手順に進み、複数のレコードを閲覧します。その中には、長い名前のレコードや、オプションフィールドが空白のレコードも含まれている場合があります。各値が正しい場所に表示され、共有ロゴが表示された状態であることを確認してください。可能であれば、最初のレコード、中間のレコード、最後のレコードを閲覧してください。長いアドレスや空白のオプションフィールドは、最初のレコードが短い場合では隠されてしまうような間隔の問題を明らかにするのに役立ちます。

ロゴが表示されない場合は、保存したテンプレートにロゴが表示されていること、および移動したファイルにリンクされているのではなく、テンプレートに埋め込まれていることを確認してください。値の代わりにフィールド名が残っている場合は、データソースを再接続し、フィールドマッピングを確認してください。

受信者ごとに異なる画像が必要な場合

受信者ごとに異なる写真を使用する場合、画像パス列だけで十分だと考えてはいけません。LibreOfficeのデータベースフィールドリファレンスでは、差し込み印刷フィールドはデータベースのプレースホルダーとして説明されていますが、レコードごとの自動画像置換については記載されていません。可変画像を明示的にサポートする文書生成ワークフローを使用し、小規模なサンプルでテストしてください。

メールで手紙を送る予定がある場合は、画像の配信テストを別途行ってください。LibreOfficeのフォームレターに関するヘルプには、HTML文書に埋め込まれた画像やリンクされた画像はメールに添付されないと記載されています。ファイルを保存して確認することで、配信前に各画像の状態を検証できます。

5. 結合した出力を保存し、検証する

結合された出力をファイルに保存するかどうかを選択します。受信者ごとに編集可能な文書を1通ずつ保存する場合は「個別の文書として保存」を、すべてのレコードを含む1つのファイルを保存する場合は「単一の文書として保存」を選択します。新しい出力フォルダーと分かりやすいファイル名を使用してください。これらの出力オプションについては、メールマージのリファレンスドキュメントを参照してください。

結合ファイルを開くか、個々のファイルを開いてください。名前と住所がレコードごとに変更されている一方で、ロゴは鮮明で正しい位置に表示されていることを確認してください。最初と最後の文字、およびテキストが異常に長いレコードがないか確認してください。