Microsoft Wordで差し込み印刷を使用する場合の数値書式エラーを修正する3つの方法

Mail Mergeの長年の問題の1つは、Excelで数値を正しくフォーマットできないことです。幸いなことに、私たちはいつでも解決策を持っています。差し込み印刷で数値の書式エラーを修正する3つの方法を次に示します。

Microsoft Wordの差し込み印刷は、最も人気のある機能の1つです。ラベル、レターテンプレート、電子メール、レポートを非常に効果的に作成します。使い方がわかれば、何時間も節約できます。残念ながら、差し込み印刷のすべての使用法を習得することは頭痛の種になる可能性があります。

差し込み印刷機能の問題の1つは、Excelスプレッドシートで数値を適切にフォーマットできないことです。たとえば、Excelでの販売結果は100になりましたが、Wordでは突然99.99999999996に変わります。

幸い、このエラーを修正することは難しくありません。実際、差し込み印刷を使用する場合、 3つの数値形式エラーを処理する方法があります。スプレッドシート、Mail-Mergeドキュメントを編集したり、2つのファイルの接続方法を変更したりできます。このソリューションはあまり知られていませんが、Word 2016をサポートしなくなったことを除いて、これが最良のオプションである可能性があります。

注：次の手順はOffice 2016で行われますが、他のバージョンのWordおよびExcelでも機能します。

1. Wordで「数値スイッチ」を使用する

差し込み印刷でExcelから数値を正しくフォーマットする最初の方法は、Word文書を編集することです。具体的には、目的の数値書式コードを差し込みフィールド-Wordファイルの差し込みフィールドに適用します。（基本的に、差し込みフィールドは、Excelスプレッドシートのどの列に処理するデータが含まれるかをWord文書に通知します。）フィールドに書式を適用するには、数値スイッチ（以前は画像スイッチと呼ばれていました）を含める必要があります）フィールドのコードボックス。

あなたがしなければならない最初のことは、実際のフィールドコードを知ることです。ドキュメントを開き、差し込み印刷をして、タブをクリックして差し込み印刷ウィンドウの上。[ 結果のプレビュー ]ボタンがオフになっていることを確認して、差し込み印刷フィールドが表示されるようにします。次に、差し込み印刷ボックス（「寄付」など）を右クリックし、[ フィールドコードの切り替え]を選択します。中括弧で識別されたそのフィールドのコードが表示されます（例：{MERGEFIELD Donation}）。次のように、コードの最後に数値スイッチを挿入するだけで、このフィールドのコードを編集します。

ソフトウェアは多くの画像コードを提供します。結果に対応する4つの例を次に示します。

ご覧のとおり、数値スイッチのコードはExcel形式のコードと同じですが、数値の前が "\＃"で日付が "\ @"である点が異なります。（日付コードでは引用符を使用してください。数値コードでは使用しないでください。）その他のコードを表示するには、下の表に移動するか、Microsoft Wordの「数値スイッチ」のオンラインヘルプにアクセスしてください。

以下は、数値フィールドコードがExcelスプレッドシートの「Sales」列のデータを処理する方法の例です。

差し込み差し込みフィールドの数値スイッチ

実際、WordとExcelは同じフォーマットコードを使用しているので、なぜ同じフォーマット機能を使用しないのですか？たとえば、次のようにMergeField関数を使用しないのはなぜですか。

これは本当に多くの人々の関心事であり、おそらくマイクロソフトだけが答えを知っています。

注：数値スイッチを追加または変更しても、結果はすぐには表示されません。あなたは（選択するために、それをクリックし、フィールドを更新する必要があります更新フィールド）、またはをクリックしメーリング>プレビュー結果を。場合によっては、この操作を2〜3回繰り返す必要があります。差し込み印刷ウィザードを使用している場合、変更を加えた影響を確認するために、前に戻って元に戻す必要がある場合があります。

数値スイッチはミキシング分野でうまく機能しますが、その使用を覚えたり、間違いを犯したりするのは少し難しいです。同じように感じる場合は、次の2つの方法のいずれかを試してください。

2. Excelスプレッドシートを編集する

これは、差し込み印刷を使用するときにフォーマットエラーのエラーを回避するのに役立つ方法です。Excelスプレッドシートで、Excelの数値または日付を差し込み印刷文書に表示するテキスト形式に変換する式を含む列を挿入します。

これを行うには、ExcelのTEXT関数を使用する必要があります。これにより、ユーザーは数値または日付を、ユーザーが望む方法とまったく同じテキスト形式に変換できます。このソリューションの欠点は、フォーマットコードを知る必要があることです。これらのコードはカスタム数値形式機能で使用されるコードと同じですが、その存在を知っているExcelユーザーはほとんどいません。

たとえば、TEXT（B3、 "$＃、## 0.00"）およびTEXT（C5、 "M / dd / yy"）数式は、数値および日付データをテキストデータに変換します（この例では、それらは「$ 12,345.67」と「12/01/10」です）。

ヒント：これらの数式を含むセルは、数字が単なるテキストであることを思い出させるために、イタリックやその他の奇妙な色などの異なるスタイルでフォーマットする必要があります。以前のバージョンのExcelでは、これらの「数値」は計算に使用できません。Excel 2016では、SUMやAVERAGEなどの合計関数を除き、すべての数式でそれらを使用できます。

テキストなどの数値および日付形式の利点は、テキストがExcelから、差し込み印刷を使用したドキュメントに変換され、歪みが生じないことです。フォント、サイズ、色などのフォーマットオプションは変更されていません。

ExcelのTEXT関数のフォーマットコード

以下は、右側の最も一般的に使用されるコードのコレクションです。「0」と「＃」はどちらも数値のプレースホルダーですが、「0」を指定すると、数値0が最初または最後の位置に表示されます。"＃"先行または最後のゼロでない場合、数字に置き換えられます。したがって、コード「00000」は、先頭のゼロがニュージャージーの郵便番号から切り捨てられないようにします。

数値、日付、時刻のこれらのコードは、TEXT関数またはExcelのカスタム数値形式（カスタム）で使用できます。また、Wordの差し込み印刷フィールドの「数値スイッチ」でも使用できます。

ExcelとMicrosoft 2013のWordでコードがどのように機能するかにはほとんど違いがないことに注意してください。Excelでは、月単位と分単位で「M」または「m」を使用できます。ほとんどの場合、Excelは、どの単位を参照しているかを知るのに十分なほどスマートです。しかし、Wordはそのような「スマート」ではありません。月を示すには大文字を使用する必要があります。さらに、Excelには追加コード "MMMMM"があり、月の省略形を1つだけ返します（例：J、F、M、A、...）。

TEXT関数を含むいくつかの列をスプレッドシートに追加することは、差し込み印刷を使用する場合の数値フォーマットエラーを修正する簡単な解決策です。これらのセルは数値のように見えても、SUM関数とAVERAGE関数を適用できないことに注意してください。それらを再び数値に変換する必要がある場合は、VALUE関数を使用するだけで済みます。

ROUND関数を扱うときは注意してください

TEXT（）関数の代わりに、小数の数を減らすためにROUND（）関数を使用することを好む人もいます。その名前が示すように、ExcelのROUND（）関数はデフォルトで、ユーザーが選択した位置で小数を切り上げまたは切り捨てます。このアプローチの利点は、丸められた数値がテキストではなく、計算に使用できることです。多くの場合、ROUND（）関数は差し込み印刷で正常に機能しますが、次の理由でそれを回避したい場合があります。

1. ROUND関数は、ドル記号や数千以上を区切るコンマを保持しません。
2. ROUNDは最後にゼロを切り捨てます。
3. ROUND関数により、差し込み印刷で10進数のエラーが表示されることがあります。たとえば、ROUNDが2または3を選択している間、差し込み印刷文書には小数点以下4桁が表示されます。

まれに、ROUND関数によって差し込み印刷が少しずれることがあります。たとえば、1.0014の代わりに、差し込み印刷では1.0013が表示されるようになりました。

3. DDEリンクを使用する

上記の2つの方法は比較的単純ですが、フォーマットが必要なフィールドが多数ある場合、フォーマットコードを覚えておく必要があるため、不満が生じる可能性があります。コードは同じですが、さまざまな方法で使用できます。

軽くて簡単な解決策は、DDE（Dynamic Data Exchange）を介してWordをExcelブックにリンクすることです。これは、通常の固定バインディングプロセスよりも優れています。複雑に聞こえますが、差し込み印刷をマスターしている場合、DDEは単なる「小さなこと」です。これは単純な2ステップのプロセスです。最初のステップとして、DDE経由でファイルを開くには、Wordをオンにする必要があります。このプロセスは一度だけ実行する必要があります。

Office 2016はDDEをサポートしていますか？Dynamic Data Exchangeは古いテクノロジーです。正常に機能する場合と、Office 2016で機能しない場合があります。Wordからアクセスする前に、Excelデータソースを開く必要があります。通常、Excelデータソースでは、ワークシートの最初の行からデータのインポートを開始する必要があります。十分な忍耐力がある場合は、Office 2016でDDEを使用できます）。

DDEリンク用にWord 2013を設定するには、次の手順に従います。

• [ ファイル]> [オプション]をクリックします。
• 左側の[ 詳細設定 ]タブをクリックし、[ 全般]セクションまでスクロールします。
• [ 開くときにファイル形式の変換を確認する]チェックボックスをオンにします。

これからは、上記を行う必要はありません。IDEを含むさまざまな形式とパスでWordのコピーを開くことができるようになりました。唯一の効果は、Word以外のファイルを開くたびに、プログラムが選択肢を提供することです。

第二のステップは、差し込み印刷プロセスのためのソースおよび最終データを選択することである（メールのステップ3でマージウィザードでワード又はプレス後の選択受信者のリボンにメーリング）。これで、あと3回クリックするだけで済みます。

• 使用するデータを選択すると、新しい[ データソースの確認 ]ダイアログボックスが表示されます。
• デフォルトのリンクタイプはOLEですが、必要なリンクタイプではありません。
• [ データソースの確認 ]ダイアログボックスで、[ すべて表示 ]ボックスをクリックします。
• 展開されたファイルの種類の一覧で、[ DDEを使用したMS Excelワークシート（* .xls）] を選択します。（このオプションは、新しいExcelファイル形式を使用している場合でも使用します：* .xlsx。）
• 要求された場合は、[ スプレッドシート全体]を選択していることを確認します。

Word文書のスプレッドシートを選択した場合は、もう一度選択する必要がありますが、今回はDDEリンクを使用します。以上です！これ以降、Excel形式はWord差し込み印刷文書に正しく適用され、マージするデータをExcelブックの最初のブックに配置することだけを覚えておく必要があります。

上記は、差し込み印刷の数値形式エラーを修正する方法です。それらがあなたに役立つことを願っています。他に方法がある場合は、遠慮なく私たちと共有してください。