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Googleドキュメントでチェックリストを作成する方法
チェックリストは、完了が必要な項目、タスク、または手順を追跡するのに非常に便利な方法です。必要な作業がすべて完了したかどうかを簡単に視覚的に通知します。これに、(インターネットにアクセスできる限り) いつでもアクセスできる Google ドキュメントの利便性を組み合わせると、優れた管理ツールが完成します。
この記事では、Google ドキュメントでチェックリストを作成する方法と、機能的なチェックリストを作成するためのいくつかの洞察を説明します。
Google ドキュメントでインタラクティブなチェックリストを作成する方法
Google ドキュメントを使用してチェックリストを作成するプロセスは非常に簡単です。リストに含めたいものについてすでにアイデアがあれば、手順は非常に簡単です。Google ドキュメントを使用してインタラクティブなチェックリストを作成する場合は、次の手順に従います。
- Google ドキュメント アプリを開きます。上部タブの＋をクリックして新規ドキュメントを作成します。
- 上部のメニューで「フォーマット」をクリックします。
- ドロップダウン メニューの箇条書きと番号付けの上にマウスを置きます。
- 箇条書きリストの上にマウスを移動します。
- いくつかの選択肢が表示されるので、右上のオプションをクリックします。これはチェックボックスの箇条書き機能です。
- リストの前に透明なチェックボックスが表示されていることがわかります。これで、リストの最初の項目を入力できるようになりました。
- Enter キーを押すと、新しい空のチェックボックスが自動的に作成されます。チェックリストの入力に進みます。
- 完了したらドキュメントを保存します。
これで対話型チェックリストが作成されました。印刷して通常のチェックリストとして使用することも、デジタルで開き、次の手順でこれらのボックスにチェックを入れることもできます。
- チェックを入れたい項目の空白のチェックボックスを強調表示します。
- PC を使用している場合は、マウスを右クリックします。Mac では、Ctrl キーを押しながらクリックします。
- ポップアップウィンドウが表示されます。チェックマークをクリックします。これにより、チェックボックスがチェックマークに変わります。
- 一度に複数のチェックボックスをオンにしたい場合は、複数のチェックボックスを一度に強調表示できます。
- ctrl + z を押すと、変更が元に戻ります。
Google ドキュメント モバイルの制限事項
AndroidとiOSの両方で利用できる Google ドキュメントのモバイル バージョンがあります。このバージョンには多くの機能がありますが、デスクトップ バージョンのフォーマット オプションの多くはありません。ただし、Google ドキュメントには Web ブラウザ経由でアクセスできるため、これを回避する方法があります。モバイル Web ブラウザを使用して、そこから Google ドキュメントを開くだけです。特に Android タブレットや iPad を使用する場合は、これがより良いオプションになります。
Google スプレッドシートの使用
チェックリストを作成する際に留意すべきもう 1 つのアプリは、Google スプレッドシートです。簡単なクリックでオン/オフを切り替えることができる実際のチェックボックスを作成するオプションが組み込まれています。Google スプレッドシートを使用してチェックリストを作成するには、次の手順を実行します。
- Google スプレッドシート アプリを開きます。
- チェックボックスを追加するセルも強調表示します。これを行うには、マウスをクリックしてドラッグするか、Ctrl キーを押しながら個々のセルを選択します。
- 上部メニューの「挿入」をクリックし、
- ドロップダウン メニューの [チェックボックス] をクリックします。
- 強調表示したセルにチェックボックスが表示されます。
- チェックボックスをクリックすると、チェックマークのオンとオフを切り替えることができます。
- 各チェックボックスの右側の項目を入力してリストを完成させます。
モバイル用 Google スプレッドシート
Google ドキュメントとは異なり、チェックボックス機能は Google スプレッドシートのモバイル バージョンでも引き続き使用できます。これは、次の手順に従って行うことができます。
- モバイル用 Google スプレッドシートを開きます。
- 画面右下の「+」アイコンをクリックします。
- 「新しいスプレッドシート」をタップします。
- デスクトップ版と同様に、チェックボックスを追加するセルを強調表示します。
- 画面の右上隅にある 3 つの点のアイコンをタップします。
- ポップアップメニューで「データ検証」をタップします。
- 「基準」の横にある下矢印をタップします。
- チェックボックスをタップします。
- 右上の「保存」をタップします。
- 選択したセルには対話型のチェックボックスが表示されます。
チェックリストを作成する際に留意すべきことは何ですか?
チェックリストを作成する場合、効果的なものにするために留意すべき点がいくつかあります。チェックリストを作成する際に注意すべき点は次のとおりです。
- 従うべき時系列の手順がある場合は、それらが順番にリストされていることを確認してください。また、特定の順序で従う必要があることにも必ず言及してください。
- 含めるべきものがすべて含まれていることを確認してください。そうでない場合、チェックリストは意味がありません。
- 前のヒントとは異なり、リストに含まれるすべてのものが存在する必要があることを確認してください。
- 冗長性を確認します。これはチェックリストでは特に重要です。項目が 2 回リストされていると、一方がチェックされ、もう一方がチェックされていない場合に混乱が生じます。
- リストに特定の順序がない場合は、論理的にグループ化するようにしてください。これは、買い物リストで特に便利です。パンやチーズなど、通常は食料品店の同じ場所にある商品を別々に並べると、不必要な後戻りが発生するだけです。
追加のよくある質問
Google ドキュメントにテンプレートを追加するにはどうすればよいですか?
Google ドキュメント テンプレート ギャラリーにテンプレートを追加する場合は、G Suite アカウントが必要です。個人の Google アカウントをお持ちの場合でも、技術的には無料で作成できます。通常どおり Google ドキュメントでドキュメントを作成し、テンプレートという名前で保存するだけです。その後、同じ形式を使用して新しいドキュメントを作成する場合は、テンプレートドキュメントを開いて、必要に応じて編集します。Google スプレッドシート、Google スライド、Google フォームで同じテンプレート メソッドを使用できます。
新しい Google ドキュメントを設定するにはどうすればよいですか?
Google ドキュメントを起動すると、上部のタブにある + アイコンをクリックして、新しい空のドキュメントを作成するオプションが表示されます。上部タブの右上にあるテンプレート ギャラリーをクリックして、事前にフォーマットされたドキュメントを使用することもできます。このメニューが表示されない場合は、テンプレートが非表示になっている可能性があります。次の手順を実行すると、それらを元に戻すことができます。
• Google ドキュメントのホーム メニューで、左上隅にあるメイン メニュー アイコンをクリックします。これは三本線のアイコンです。
• ドロップダウン メニューから [設定] をクリックします。
• ポップアップ ウィンドウの [テンプレート] で、[ホーム画面に最近のテンプレートを表示する] をオンに戻します。
• 「OK」をクリックします。
Google ドキュメントにリストを追加するにはどうすればよいですか?
チェックリストに別の項目を追加するには、リストの最後の項目をクリックして Enter キーを押すだけです。チェックボックスを使用している場合、Google ドキュメントは空のボックスを自動的に作成します。その後、通常どおりリストに入力できます。リストの中央に新しい項目を挿入したい場合は、挿入したいステップの直前に項目の末尾をクリックします。 Enter をクリックすると、新しいチェックボックスも作成されます。
Googleドキュメントにチェックボックスを追加するにはどうすればよいですか?
すでにチェックボックスを使用している場合は、リストの 1 つの項目を終了するたびに Enter キーを押すだけで、新しいチェックボックスが自動的に作成されます。それ以外の場合は、上記の手順に従って新しいチェックリストをフォーマットしてください。
すでにリストを作成していて、チェックボックスのみを追加したい場合は、リスト全体を強調表示します。上部メニューの「書式」をクリックし、「箇条書きと番号付け」、「箇条書きリスト」にカーソルを合わせます。右上のチェックボックス形式をクリックすると、リスト上の数字がチェックボックスになります。これにより、リスト上のすべての番号が削除されることに注意してください。必要に応じて、数値を 1 つずつ入力し直す必要がある場合があります。
チェックリストはどのように作成しますか?
チェックリストが必要になるのは、自分だけでは思い出せない重要な手順や項目を追跡する必要がある場合のみです。項目の数が少ない場合、または手順が完全にオプションである場合、チェックリストを使用する必要はありません。
したがって、チェックリストを作成するとき、リスト自体に含める必要があるステップがあることは、すでに当然のことです。チェックリストを作成する際に留意すべき重要な点については、上記のチェックリスト作成に関するヒントとコツを参照してください。
チェックリストは印刷しますか、それともデジタルで保存しますか?
これは、あなたにとって何がより便利かによって異なります。チェックリストをモバイル デバイスに保存できる場合は、そうしてください。とにかく、今ではほとんどの人が電話なしで家を出ることはありません。紙とペンを使ったほうが実用的だと思われる場合は、印刷しない理由はありません。ただし、両方を同時に実行することはお勧めできません。2 つの同じリストは混乱を招くだけであり、チェックリストの要点を無効にしてしまいます。
便利な管理ツール
Google ドキュメントでチェックリストを作成する方法を理解すると、便利な管理ツールが増えます。Google ドキュメントの利便性は、従来のリスト作成プロセスに多くの機能を提供します。重要なタスクに対処する場合、自由に使える便利な手段をできるだけ多く持っていて損はありません。
Google ドキュメントでチェックリストを作成する他の方法をご存知ですか? 以下のコメントセクションでご意見を共有してください。
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