MS Outlookで送信済みメールを取り消す方法の説明

ワンクリックで、電子メール経由で他の人にメッセージを送信できます。しかし、その速さゆえに、誤って不要な電子メール コンテンツを送信したり、重要な電子メールを間違っ���相手に送信したり、電子メールを編集または取得できなかったりして、困った状況に陥ることがあります。でも心配しないでください。MS Outlook を使えば、その問題はすぐに解決できます。

Outlook でメール取り消し機能を実装するための条件

Microsoft Outlook を使用して送信された電子メールは、受信者の受信トレイから削除されるか、次の条件を満たす新しい電子メールに置き換えられます。

• 送信者と受信者の両方の電子メール リーダーが Microsoft Exchange サーバーに接続する必要があります。
• 取り消すメールは、同じ組織/会社内のアドレスに送信する必要があり、Outlook デスクトップ アプリケーションまたは Office 365 を使用する必要があります。
• 受信者はメールを開いていません。

これら 3 つの要件が満たされている場合は、問題なく電子メールを取り消すことができます。

Outlook 2016、2013、2010 でメールを取り消す

Outlook 2016、2013、または 2010 を使用して送信された電子メールを取り消すには、次の手順を実行する必要があります。

ステップ 1: Outlook ウィンドウの左側にある [送信済みアイテム]フォルダーをクリックします。

送信されたすべてのメールは、送信済みアイテム フォルダーに自動的に保存されます。

ステップ2:取り消したいメールを選択し、ダブルクリックして新しいウィンドウで開きます

Outlook を開くと、インターフェイス上で電子メールの転送、返信、移動などのさまざまな機能が提供されます。

ステップ 3: [アクション]ボタンをクリックし、ドロップダウン メニューから [このメッセージを取り消す]を選択します。

[このメッセージを取り消す]オプションが表示されない場合は、Exchange アカウントを使用していないか、Exchange サーバー管理者によって取り消し機能が無効にされていることを意味します。

ステップ 4: 2 つの引き出しオプションのいずれかを選択します。

• このメッセージの未読コピーを削除します。システムは送信済みメッセージを再度呼び出します。
• 未読のコピーを削除して新しいメッセージに置き換えます。システムは送信済みのメッセージを呼び出し、新しいメッセージに置き換えます。

ただし、すべての電子メールを取り消すことができるわけではなく、MS Outlook では現在、受信者が読んでいない電子メールを取り消す機能しかありません。したがって、各受信者の [取り消しが成功したか失敗したかを通知する] をオンにして、電子メールが取り消されたかどうかを通知するようにシステムを設定する必要があります。

ステップ 5: [OK]をクリックして選択内容を確認します。

ステップ 6:取り消しが成功したことを確認するために、Outlook は常に取り消し結果を電子メールで通知します。対応する機能を有効にしている場合は、メッセージの受信者にも取り消しについて通知されます。

リコール失敗:リコール失敗に関する電子メールには、受信者、件名、時刻、リコール失敗メッセージなどの情報が含まれます。

リコール成功:リコール成功に関する電子メールにも、リコール失敗時と同じ情報が含まれますが、電子メールのリコール成功が通知されます。

メールの取り消しは確実に成功しましたか?

送信した電子メールを取り消して新しい電子メールに置き換えることができるかどうかは、上記の要件だけでなく 、受信者の Outlook 設定によっても異なります。

ケース 1: 受信者の Outlook で、「会議出席依頼と会議出席依頼および投票への返信を自動的に処理する」機能が有効になっています。

この場合、元のメッセージと取り消しメッセージの両方が受信者の受信トレイに保存されます。リコールが成功するかどうかは、メッセージが読まれたかどうかによって決まります。

• 受信者が元のメールを読んでいない場合は、リコールメールに置き換えられます。受信者には、元のメールを取り消したことが通知されます。
• メールが既読としてマークされると、取り消すことはできず、受信者の受信トレイに残ります。ただし、受信者には、このメッセージを取り消そうとしていることが通知されます。

ケース2: 受信者のOutlookで「会議出席依頼と会議出席依頼および投票への返信を自動的に処理する」機能が無効になっている

この場合、元のメールとリコールメールの両方が受信者の受信トレイに保存されます。リコールが成功するかどうかは、どのメールが最初に開かれるかによって決まります。

• 受信者が最初にリコールメールを開いた場合、元のメールは削除され、リコールが成功したことを意味します。
• 受信者が最初に元のメールを開いた場合、取り消しは失敗します。

ケース 3: 受信者が、元の電子メールを受信トレイ以外のフォルダーに移動するルールを使用します。

受信者が Outlook で、類似の電子メールが常にグループ化されるようにルールを設定している場合、つまり元の電子メールと取り消し電子メールが異なるフォルダーに保存されている場合、取り消しは失敗します。

ケース 4: 受信者はルールを使用しますが、元の電子メールと取り消し電子メールの両方が異なるフォルダーに移動されます。

受信者が Outlook で両方のメールを同じフォルダーに保存するというルールを設定している場合は、どちらのメールが最初に開かれるかによって決まります。

• 受信者が最初にリコールメールを開いた場合、元のメールは削除され、リコールが成功したことを意味します。
• 受信者が最初に元のメールを開いた場合、取り消しは失敗します。

そこで、Quantrimang.com では、Outlook で送信済みメールを取り消す/呼び戻す方法について説明しました。複雑ではありませんが、送信者以外の多くの要因に依存します。

試してみて問題がないか確認してください。幸運を！

参照:

• Outlook 2016でルールを使用してフォルダーを作成する方法
• Outlook 2016 のメール操作時のショートカットの一覧
• Outlook でよくあるエラーとその解決方法の概要