Windows 11で日常のタスクを自動化する方法

面倒な日常の作業をコンピューターが代わりに処理してくれるといいなと思ったことはありませんか? Windows 11 の Power Automate を使用すると、コンピューターを使用して作業を行うことができます。毎日の反復作業を自動化し、生産性を向上させる方法を説明します。

1. デイリークリーンアップ機能でデスクトップを整理する

デスクトップ以外の場所からファイルを保存するより良い方法はありますが、デスクトップは一日中スクリーンショットやドキュメント、ランダムなファイルの捨て場になることが多く、デスクトップが乱雑になってしまいます。

これを修正するには、1 回のクリックでデスクトップ上のファイルを指定されたフォルダーに自動的に分類する Power Automate フローを作成します。

このフローは、毎日決められた時間に（Windows タスク スケジューラを使用して）実行され、ファイルの種類に基づいてファイルがそれぞれのフォルダーに移動します。たとえば、すべての .docx、.xlsx、.pdf ファイルは Documents フォルダーに移動され、.jpg や .png などの画像ファイルは Images フォルダーに移動され、.lnk ショートカット ファイルは Shortcuts フォルダーに移動されます。

このセットアップは、Power Automate のシンプルなインターフェースを使用して簡単に行えます。まず、デスクトップ版 Power Automate を開き、[新しいフロー]をクリックします。フローに「デスクトップ クリーンアップ」などのわかりやすい名前を付けて、[作成] をクリックします。メイン ストリーム ペインにリダイレクトされます。ここで、次のスクリプトをコピーしてメインフロー領域に貼り付け、「保存」をクリックします。

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Windows タスク スケジューラを使用して、フローを自動的に実行するようにスケジュールできます。

2. ドキュメントはバージョン管理の自動化によって整理されます

バージョン管理は開発者だけのものではありません。頻繁に更新されるファイルを扱うすべての人にとって救世主です。ドキュメントの改訂履歴を追跡するのが難しく、複数のバージョンが異なるフォルダーに分散してしまうことがよくあるのではないでしょうか。 Power Automate と OneDrive があなたを救います。

PDFやスプレッドシートなどの重要なドキュメントが変更されるたびに OneDrive に自動的にバックアップするフローを設定します。 Flow は特定のフォルダーの変更を監視し、更新されたファイルを対応するフォルダーと同期します。

これにより、重要なドキュメントの最新のバックアップが常にクラウドに保存され、必要に応じて以前のバージョンに簡単にアクセスできるようになります。それはまるで、指を動かすことなくファイルを常に安全に整理整頓してくれるパーソナルアシスタントがいるようなものです。

注: このフローを設定するには、ブラウザーで OneDrive アカウントにサインインする必要があります。

さらに、OneDrive でタイムスタンプ バージョンを構成して、時間の経過に伴う変更を追跡できるようにする必要があります。誤ってファイルを上書きしてしまった場合や、古いバージョンを参照する必要がある場合は、OneDrive のバージョン履歴から簡単に復元できます。

3. ファイル変換を自動化して時間を節約する

異なる形式のファイルを扱うのは、特に手動で変換する場合は面倒な作業になることがあります。 Power Automate を使い始めるまでは、こうした面倒な変換に多くの時間を費やしていたに違いありません。

Power Automate デスクトップ アプリには、いくつかのファイル変換フローが組み込まれています。指定されたディレクトリで新しいファイルを監視します。ファイルが追加されるたびに (Word 文書でも PowerPoint プレゼンテーションでも)、flow によって自動的に PDF などの目的の形式に変換されます。

変換後、フローは処理されたファイルをその種類と目的に基づいて特定のフォルダーに移動します。これにより、すべてが整理され、簡単に見つけられるようになります。

しかし、本当に時間を節約できるのは最後のステップです。Flow は、変換されたファイルを Outlook を使用して電子メールで自動的に共有します。手動でファイルを添付したり、ファイル パスをいじったりする必要はもうありません。設定して忘れるだけです。

4. ワークライフバランスのためのPower Automate

仕事と私生活がクリックひとつでつながっている場合、ワークライフバランスを維持することは困難になる可能性があります。予定された時間外に作業タスクを実行するのは簡単です。ここで、Power Automate と Windows タスク スケジューラが役立ちます。

たとえば、Outlook、Teams、会社の VPN などの仕事関連のアプリを毎晩決まった時間に閉じるフローを作成します。これにより、通知を頻繁にチェックする誘惑に負けずに、仕事から離れて時間を楽しむことができます。

スレッドは Windows タスク スケジューラのスケジュールされたタスクによってトリガーされるため、スケジュールされた時間に一貫して実行されます。

Power Automate Desktop の記録を使用してこのフローを作成します。まず、閉じたいアプリケーションを開いて、新しい録音を開始します。次に、Power Automate がアクションを記録している間に、各アプリを手動で閉じます。記録を停止すると、アプリの終了ルーチンを再現できる基本的なフローが完成します。

次に、記録されたストリームを編集してエラー処理を追加し、アプリが開かないなどの状況をストリームが処理できるようにします。

週末に同様のストリームを作成すると、より厳格な「仕事禁止」モードが起動します。このモードを使用すると、Outlook で不在時に応答できるため、仕事と遊びの境界線が曖昧になることがなくなります。