メールのバックアップ時によくある5つの間違い

誤って削除した後、電子メールのバックアップを開始します。しかし残念なことに、このプロセスで多くの人が間違いを犯してしまいます。電子メールを適当にバックアップしたり、まったくバックアップしなかったりすると、これらのミスによって命を失う可能性があります。

目次

• 5. バックアップの間隔が長すぎる
• 4. 選択したフォルダのみをバックアップする
• 3. バックアップが復元可能かどうかを確認していない
• 2. 単一のバックアップ場所に頼る
• 1. バックアップを暗号化しない

5. バックアップの間隔が長すぎる

メールは受信トレイ内に保存されているので安全だと思い込み、バックアップを必要以上に先延ばしにしてしまうことはよくあります。しかし、その間に事態は悪化する可能性があります。たとえば、Google アカウントからロックアウトされたり、1 つ以上のメールや添付ファイルを誤って削除したりする場合があります。実際、多くの人は、重要な電子メールのスレッド全体が失われるまで毎月バックアップできると考えています。

幸いなことに、毎日、あるいは毎週、電子メールをバックアップする習慣を簡単に身につけることができます。バックアップを実行する手順は、メールプロバイダーによって異なります。ただし、最も人気のあるメールプロバイダーの 1 つであるGmailの場合は、 Google Takeoutを使用してデータをエクスポートできます。その後、外付けハードドライブ、クラウド サービス、または簡単にアクセスできる他の同様の場所にデータを保存できます。

4. 選択したフォルダのみをバックアップする

選択したメールや特定のフォルダー内のメールだけをバックアップするのは良い考えのように思えるかもしれませんが、これが逆効果になる場合もあります。プロモーションや送信済みフォルダーなど、バックアップするとは思わないような場所にあるメールでは重要な詳細が失われることがあります。

もちろん、何をバックアップする価値があるかは、あなただけが決めることができます。ただし、従うべきルールの 1 つは、重要なデータは 2 回 (クラウドに 1 回、ローカルに 1 回) バックアップし、それほど重要でないデータは 1 回だけバックアップすることです。大きなファイルは失われた場合に回復するのが最も難しいことが多いため、大きなファイルはすべて 2 回バックアップすることもできます。特に、契約書や複数ページの文書などの添付ファイルは、いつでもアクセスできるように優先順位を付ける必要があります。

3. バックアップが復元可能かどうかを確認していない

データのバックアップを開始すると、ファイルが正しくエクスポートされていないことに気付かないでしょう。ファイルをダウンロードし、保存場所にバックアップする準備ができていると想定します。メールの一部を復元しようとしたときに初めて、何かがおかしいことに気が付きます。

運が良ければ、このエラーをかなり早い段階で発見でき、重要なデータを失わずに済むかもしれません。したがって、電子メールのバックアップを初めて行う場合は、時間の経過とともにデータを復元できるかどうかを必ずテストしてください。バックアップ ファイルの内容を開き、すべてが正しく読み込まれ、すべてのデータにアクセスできることを確認します。

2. 単一のバックアップ場所に頼る

単一のバックアップ方法に頼ると悲惨な結果を招く可能性があります。考えてみてください。すべてのバックアップがノートパソコンに保存されていて、そのノートパソコンが突然クラッシュしたり紛失したりしたらどうしますか?特に古いメールを実際に取得する必要がある場合、このような状況に陥ることは避けたいものです。

最も安全な保管場所でも障害が発生する可能性があります。たとえば、ハードドライブが故障したり、クラウド サービスがハッキングされたりする可能性があります。そのため、少なくともいくつかの異なる場所にバックアップを保存しておくことが最善です。理想的には、1 つを物理的な場所にし、もう 1 つをクラウド サービスにします。 3-2-1 ルールを適用することもできます。これは基本的に次のことを意味します。

• すべての重要な電子メールと添付ファイルのコピーを定期的に 3 つ作成します。
• ハードウェア障害やアカウント/接続の問題によるデータ損失の可能性を最小限に抑えるために、2 種類の保存場所を選択します。
• 最後に、データのコピーをオフサイトの物理的な場所に送信する必要があります。

1. バックアップを暗号化しない

バックアップするあらゆる種類のデータは、不正アクセスから保護するために暗号化する必要があります。多くの人は物事をシンプルに保つことを好むため、長い間電子メールのバックアップを暗号化せずに放置していました。しかし、機密情報を扱っている場合は、これを先延ばしにすべきではありません。これは不必要な手順のように思えるかもしれませんが、誰かがファイルにアクセスしようとした場合に、データを保護するのに大いに役立ちます。

データを暗号化する場合は、暗号化キーを紛失しないように、バックアップとは別の安全な場所に保管してください。キーがないと、データは失われたも同然であることに注意してください。

多くの人は、メールは受信トレイに安全に保管されており、面倒なことはしたくないので、メールをバックアップする必要はないと考えていました。メールのバックアップを始めてみると、実はそれほど難しくないことに気づきます。いつでも電子メールや添付ファイルにアクセスできるという安心感は、努力する価値があります。電子メールやその他のデータのバックアップを延期している場合は、すぐに設定できるバックアップのヒントを確認して、順調に進めてください。