Excelでドロップダウンリストを追加する方法

Excel は、収集したデータを 1 か所に整理して分析するのに役立ちます。ただし、照合された情報がますます複雑になるにつれて、データの精度が低下する可能性があります。 Excel スプレッドシートにドロップダウンリストを導入すると、データ入力を簡素化および合理化し、エラーを減らし、スプレッドシート全体の一貫性を維持することができます。

How To Add A Drop Down List In Excel

この記事では、Excel でドロップダウンリストを作成し、データ入力を容易にする方法を段階的に説明します。

ドロップダウンリストの作成

Excel 内でドロップダウンリストを作成するには、主に 2 つの方法があります。データ検証と Excel テーブルの使用です。この記事では、両方の方法を説明して、ドロップダウンリストの作成方法を理解できるようにします。

データ検証の使用

データ検証は、セルに入力できるデータに制限を設定できる Excel の機能です。次の手順に従って、データ検証を使用してドロップダウンリストを作成できます。

ドロップダウンリストを追加するセルをクリックします。
Excel リボンの [データ] タブを見つけて選択します。
「データツール」グループ内で「データ検証」をクリックすると、ダイアログボックスが表示されます。
このダイアログボックスで、「設定」タブに移動します。
「許可」ドロップダウンをクリックし、「リスト」を選択します。これにより、オプションのリストを作成するように Excel に指示されます。
「ソース」フィールドから、オプションのリストを直接入力することも、オプションを含むセルを強調表示することもできます。
オプションを入力したら、「OK」を押して検証を適用します。

データ検証を適用し、選択したセルをクリックすると、小さなドロップダウン矢印が表示されます。矢印をクリックすると、リストからオプションの 1 つを選択できます。

データ検証メソッドを使用すると、Excel で単純なドロップダウンリストを作成できます。一方、より複雑または大規模なデータセットを使用している場合は、Excel テーブルを使用する方が良い選択肢です。

ドロップダウンリストのカスタマイズ

ドロップダウンリストが作成されたら、必要に応じてこれを編集できます。たとえば、リストに企業向けの製品が含まれている場合、ソースリストを介して新しい製品を紹介したり、ソースリストから製品を削除して新しい製品を削除したりできます。さらに、すでにリストにある項目を編集したり、データ入力制限を指定して、追加できる追加情報を制限したりできます。

ドロップダウンリストの項目の追加/削除

ドロップダウンリストにオプションを追加または削除する場合は、次の手順に従います。

ドロップダウンリストを含むワークシートを開きます。
ドロップダウンリストのあるセルをクリックします。
「データ」タブに移動します。
「データ検証」をクリックします。
[データ検証] ボックスの [ソース] リストで、新しい項目をカンマで区切って追加するか、削除する項目を削除します。
「OK」をクリックして変更を保存します。

ドロップダウンリストには新しい項目が含まれるようになります。項目を削除した場合は、それらの項目はワークシートのドロップダウンリストに表示されなくなります。

ドロップダウンリスト内の項目を編集する

ドロップダウンリスト内の項目を編集するには、次の手順に従います。

ドロップダウンリストを含むワークシートを開きます。
ドロップダウンリストでセルを選択します。
「データ」タブに移動します。
「データ検証」に移動します。
データ検証ボックスの「ソース」リストで、必要に応じて項目を編集します。
「OK」をクリックして変更を保存します。編集した項目がドロップダウンリストに表示されます。

データ入力制限の指定

使用したい形式でデータを正しく入力できるように、ユーザーが入力できる情報の種類に特定の制限を設定できます。

これには、セルの形式や長さを含めることができます。たとえば、リストに利用可能な製品の範囲が含まれている場合は、有効な製品を入力する必要があります。有効な製品を入力しないと、エラーメッセージが表示されます。

データ入力制限を指定すると、エラーメッセージのテキストを変更して、ユーザーに正しい情報を正しい形式で入力するように指示できます。これにより、ユーザーエクスペリエンスが向上し、より正確な結果が得られます。

以下は、データ入力制限を指定する方法のリストです。

データ検証を適用するセルを選択します。
「データ」タブに移動します。
「データ検証」をクリックします。
データ検証ボックスの「設定」タブで、希望する検証基準を入力します。
ニーズに合わせて基準を構成します。たとえば、入力を特定の範囲内の日付に制限する必要がある場合は、検証基準として「日付」を選択し、必要な開始日と終了日を選択します。
必要に応じて、入力メッセージとエラー警告を含めます。
「OK」をクリックして新しい設定を保存し、適用します。

これらのオプションを使用すると、プロジェクトの特定のニーズに合わせてドロップダウンリストを調整できます。

ドロップダウンリストを使用する際の役立つヒント

Excel でドロップダウンリストを作成する方法がわかったので、次はそれを効果的に使用してデータを最大限に効率的に活用する方法を学ぶ必要があります。ドロップダウンリストを使用するためのヒントをいくつか紹介します。

リストを常に最新の状態に保つ

正確な結果とデータの整合性を維持するために、入手可能な最新情報でワークシートを定期的に更新してください。

ワークシートを保護する

ワークシート全体にパスワードを追加して、ドロップダウンデータへの不正な変更を阻止します。個々のセルをロックして、リストに含まれる情報を誰も改ざんできないようにすることもできます。

さらに、データ検証リストが含まれるタブを右クリックし、「非表示」を押すとタブが非表示になり、他のユーザーが見つけて改ざんすることがより困難になります。

ワークシートユーザーをトレーニングする

ユーザーが利用可能なすべての情報を活用できるように、ワークシートがどのように正しく使用されるかを概要を説明します。

ドロップダウンリストを使いこなす

スプレッドシートにドロップダウンリストを含めると、ユーザーのデータ入力エクスペリエンスが向上するだけでなく、データ入力が正しく、適切に分析できる有効な形式であることが保証されます。ドロップダウンリストは編集が簡単なため、シート保護とセルロックによる高度な制御を維持しながら、権限のないユーザーがソースリストを改ざんできないようにしながら、必要に応じてオプションを更新または削除できます。

この記事で説明する手順を使用して Excel で独自のドロップダウンリストを作成すると、プライベートまたは専門的なプロジェクトでデータの課題をより解決できるようになります。

この記事に記載されているヒントをドロップダウンリストの作成に使用しましたか?もしそうなら、彼らはあなたをどのように助けましたか?以下のコメントセクションでお知らせください。