Excelで並べ替える方法

ほとんどの組織は意思決定に役立つデータを収集しますが、多くの場合、データは整理されていない形式で Excel に保存されます。そのため、データ内の関係、パターン、傾向を理解するのが難しい場合があります。

幸いなことに、 Excel ではテーブルを追加したり、セルを切り上げたりするなど、さまざまなことができますが、データを並べ替えるにはどうすればよいでしょうか?この目的で Excel を使用したことがない場合は、ここが正しい場所です。この記事では、Excel でグループまたはスプレッドシート全体のデータを並べ替える方法について説明します。 

Excel でのデータの並べ替えについて知っておくべきこと

Excel でデータを適切に並べ替えるには、さまざまな方法でスプレッドシートを準備する必要があります。まず、空白セルを削除する必要があります。Excel では空白セルが並べ替えられ、合計やその他の計算された要素に影響を与えるためです。

次に、列内のデータは同じ型である必要があります。たとえば、列に日付が含まれている場合、テキストや数値などの他の形式のデータをセル範囲に含めてはなりません。そうしないと、並べ替えが失敗します。

また、セルや列を並べ替える前に、 Excel で重複をチェックして削除し、並べ替え後に問題がないことを確認することもできます。

最後に、プロセス中に問題が発生した場合に備えてデータのバックアップを作成することが重要です。 

Excel でデータをアルファベット順に並べ替える

アルファベット順に並べ替える必要がある単純な列がある場合は、セルを選択して並べ替えオプションを選択できます。ただし、Excel では選択したセルのみが並べ替えられるため、スプレッドシート全体が台無しになる可能性があります。

上記のオプションがうまく機能するのであれば、それは素晴らしいことです。そうでない場合は、次の 2 つのオプションがあります。

• 行間に区切りがあるスプレッドシート、または 1 つの列に複数のヘッダーがあるスプレッドシートの場合は、並べ替える列セル (選択した列内) (関連するすべての行を含む) を選択し、並べ替えオプションを選択します。
  
• 行間に隙間がない大きなスプレッドシートの場合は、スプレッドシート全体を選択し (ヘッダーが含まれている場合に便利)、並べ替える列を指定して、並べ替えオプションを選択できます。
  

上記の両方の Excel 並べ替えオプションは、並べ替えられた列データとともにすべての行データを移動して、すべての関連付けを適切な位置に保ちます。両方を行う方法は次のとおりです。

Excel でデータのセクションをアルファベット順に並べ替える方法

1. セクション内の列を並べ替えるには、並べ替える列データを含むすべての行と列を強調表示します。ヘッダーは選択しないでください。
2.  メニュー バーの[データ]タブを選択して、その下に関連するリボンを開きます。
3. 「並べ替え」を選択して 、並べ替えダイアログ メニューを開きます。 「AZ」または「ZA」は使用しないでください。これらは、 「並べ替え」メニューから現在設定されているオプションを利用するため 、すべてが台無しになる可能性があります。
4. まだチェックを入れていない場合は、「データにヘッダーがある」ボックスのチェックを外します。
5. [列] ドロップダウン リストから並べ替え列を選択します 。
6. [並べ替え基準]ドロップダウン リストから[セルの値]を選択します 。
7.  「順序」ドロップダウンリストから並べ替え方法として「A to Z」または「Z to A」をクリックします。文字と数字が含まれるセルは、左から右の順序に基づいて並べ替えられます。
8. 「OK」をクリックして 並べ替え設定を保存します。
9. Excel には、アルファベット順に並べ替えられた結果が表示されます。各列のデータ行も、並べ替えられたセルとともに移動します。

Excel でデータの列をアルファベット順に並べ替える方法

データのセクションを並べ替えるのとは異なり、列を並べ替えるにはスプレッドシート全体を選択する必要があります。列を選択すると、そのデータのみが移動するため、スプレッドシート全体が混乱します。列に複数のヘッダーがある場合は、セクションを並べ替える上記のプロセスを使用する必要があります。シート全体を選択したら、以下の手順を使用して、並べ替える列とその他すべての並べ替えオプションを選択できます。

1. スプレッドシートを開き、 シートの左上隅の「名前ボックス」のすぐ下にある「すべて選択」ボタンをクリックします。
   
2.  メニュー バーの[データ]タブをクリックして、その下に関連するオプションのリボンを開きます。
3. 「並べ替え」を選択して 、並べ替えダイアログ メニューを開きます。リボンの「AZ」または「ZA」は、「並べ替え」 メニューの現在の設定に基づいて反応するため、クリックしないでください。それはすべてを台無しにする可能性があります。
   
4.  すべてのヘッダーが選択されているため、[並べ替え] ダイアログ ボックスの[データにヘッダーがある]ボックスをオンにします。列ごとにヘッダーを 1 つだけ指定できることに注意してください。それ以外の場合は、上記のプロセスを使用してセクションに基づいて並べ替える必要があります。
5. [列] ドロップダウン リストから並べ替え列を選択します 。列文字の代わりにヘッダー名が表示されるはずです。
6. [並べ替え基準]ドロップダウン リストから[セルの値]を選択します 。
   
7. [順序]ドロップダウン リストから並べ替えオプションとして[A から Z]または[Z から A]を選択します 。数字と文字を含むセルは左から右の順序で並べ替えられるため、「A から Z」オプションを使用すると、「IN0119」と「IN0118」は「IN0018」の後に「IN0019」が続くように並べ替えられます。
8. 完了したら、 「OK」をクリックします。スプレッドシートは、選択した列に基づいてアルファベット順に並べ替えられて表示されます。結果が間違っていたり気に入らなかった場合は、「元に戻す」 オプションを使用してください。

Excel でデータを数値または時系列に並べ替える場合の注意事項

データを数値順または時系列順に並べ替えるのは、アルファベット順に並べ替える場合とあまり変わりませんが、さまざまな並べ替えオプションがあります。 Excel はセル内のデータを識別し、それらの条件に基づいて並べ替えオプションを表示します。すべての並べ替えオプションと同様に、Excel ドキュメント内の空白のセルと行を削除してください。削除しないと、並べ替え結果に影響します。

日付を指定すると、「古いものから新しいもの」および「新しいものから古いもの」、つまり「A から Z」および「Z から A」が表示されます。数値は、「最小から最大」および「最大から最小」になります。

セクションを数値/年代順に並べ替える必要があるか、列全体を並べ替える必要があるかに応じて、以下のプロセスを確認してください。

Excel でデータのセクションを数値/時系列に並べ替える方法

データのセクションを時系列 (日付など) または数値順 (数値) に並べ替えるのは、並べ替えオプションが異なることを除けば、アルファベット順に並べ替えるのと似ています。

1. データ セクション内の列セクションを数値/年代順に並べ替えるには、並べ替える列データを含む行を選択しますが、ヘッダーは選択しません。
   
2.  メニューバーにある「データ」タブをクリックします。この操作により、その下に対応するオプションのリボンが開きます。
3. 「並べ替え」を選択して 、並べ替えダイアログ メニューを開きます。リボンの「AZ」または「ZA」は、「並べ替え」 メニューの現在の設定に基づいて反応するため、クリックしないでください。それはすべてを台無しにする可能性があります。
   
4.  前の手順でヘッダーを選択していないため、まだチェックを入れていない場合は、「データにヘッダーがある」ボックスのチェックを外します。よりきれいに並べ替える方法です。
5. [列]ドロップダウン リストで並べ替え列を選択します 。
   
6. [並べ替え基準]ドロップダウン リストから[セルの値]を選択します 。
7. [順序]ドロップダウン リストから並べ替えオプションとして [古いものから新しいもの]または[新しいものから古いもの]を選択します 。
   
8. 「OK」をクリックして 並べ替え設定を保存します。セクションの列が時系列または数値順に並べ替えられて表示されます。すべての行が、対応する列セルとともに表示される必要があります。

Excel で複数の列を並べ替える方法

データをより解釈しやすくするために、複数の並べ替え基準が必要になる場合があります。ただし、スプレッドシートのレイアウトによっては、複数の列を並べ替えるとデータが正しく再配置されない可能性があります。

複数の並べ替えは、最初の並べ替えに基づいて、次に「購入日」、「製品カテゴリ」、「部門セクション」などの正確な並べ替え順序を行う必要があります。

上記の例は、Excel が最初に購入日に基づいて並べ替え、次に関連する各購入日内の製品カテゴリによって並べ替えることを意味します。この時点で、購入したアイテムのすべての製品カテゴリが各日付の下に時系列でリストされます。

つまり、Excel は設定した順序に基づいて並べ替えるので、各日付内で最初に「購入日」列が並べ替えられ、次に「製品カテゴリ」列が並べ替えられます。

いずれの場合も、スプレッドシートをコピーし、比較のために複製で作業し、元のデータを破損から保護することが最善です。

1. 関連するスプレッドシートを開いて任意のセルを選択し、上部のメニュー バーに移動して[データ] タブをクリックします。
   
2.  上部のメニュー バーで[並べ替え]を選択して、並べ替えダイアログ ボックスを開きます。
3.  ダイアログ ボックスの[列]セクションに移動し、 [並べ替え] ドロップダウン メニューをクリックします。プライマリ並べ替え列を選択します。
4. [並べ替え基準]ドロップダウンを選択し 、[セル値] を選択します。
   
5. [順序]ドロップダウンをクリックし 、使用する並べ替え基準を選択します。
6. 左上隅に移動し、「レベルの追加」を選択します。 これにより、新しい並べ替えセクションが追加されます。
   
7. [列] セクションで、[次の 基準] ドロップダウンをクリックし、並べ替える次の列を選択します。これは、最初のソート関数内でソートする 2 番目のソート関数になります。
8. [並べ替え]および[順序] ドロップダウンをクリックして 、希望の基準を選択します。

最初に選択した列が主ソートキーになることに注意してください。 2 番目の並べ替えでは最初の並べ替え内でフィルターが行われ、3 番目の並べ替えでは 2 番目の並べ替え内でフィルターが行われます。 2 番目または 3 番目の列の並べ替えが最初の列に設定した条件と干渉する場合、その列は並べ替えられないままになります。

Excel でデータをカスタム順序で並べ替える方法

Small、Medium、Large、X-Largeによる並べ替えなど、Excel に既定でリストされていないオプションを使用してデータを並べ替えることができます。アルファベット順の並べ替えは間違った順序で配置され、数値/年代順の並べ替えは適用できません。この場合、カスタムの並べ替え順序を作成できます。

1. 並べ替えるデータが含まれるスプレッドシートを開きます。
2. 上部のツールバーに移動し、「データ」を選択します。
   
3.  メニューバーの「並べ替え」オプションを選択します。
4. 「列」セクションに移動し、「並べ替え基準」 ドロップダウンをクリックして、主な並べ替え列を選択します。
   
5. [並べ替え条件]ドロップダウンで 、 内容に基づいて並べ替える[セル値]を選択します。
   
6. [順序]ドロップダウンをクリックし 、 並べ替え基準として[A から Z]または[Z から A]を選択します。
7. 2 次ソートを追加するには、「レベルの追加」 ボタンをクリックします。
8. 前述の並べ替え手順に従います。[並べ替え順]、[並べ替え条件]、および[順序] オプションを設定し、[OK] を押します。
   

Excel で行を並べ替える方法

Excel の主な構造では、データが列に編成されます。ただし、場合によっては、データが水平レイアウトになっており、各行にデータ セットの異なる属性が含まれる場合があります。この場合、データを論理的に整理する方法は、行を並べ替えることです。

その方法は次のとおりです。

1. Excel スプレッドシートで並べ替えたいデータを開いた状態で、並べ替えたい行の最初のセルにカーソルを押し、ドラッグしてデータが含まれるすべてのセルを選択します。 
   
2. 上部のナビゲーション バーに移動し、[データ] オプションをタップします。 
   
3. [並べ替え]オプションをタップして 、並べ替えオプションを含むダイアログ ボックスを開きます。 
4. ダイアログ ボックスの右上にある [オプション]を選択します。
5. [並べ替えオプション] ポップアップ ボックスで、 [左から右に並べ替え]を選択し 、[OK]をクリックします。
   
6. [並べ替え]セクションに移動し 、ドロップダウン メニューをクリックします。 
7. 「行 1」または「行 2」、あるいは並べ替えたい行を選択し、 「OK」 ボタンをタップします。これにより、データが自動的に並べ替えられます。
   

スプレッドシートを並べ替える

ソートされていないデータは意味がありません。さらに悪いことに、手動で整理すると時間がかかり、人的ミスが発生する可能性があります。 Excel を使用すると、データを任意の形式で並べ替えたり、カスタム基準を作成したりできます。 

次に、Excel で VLOOKUP を使用して必要なデータを検索する方法についても学習することをお勧めします。