Wordの差し込み印刷機能を使って文書を結合する方法

Wordには、手紙、メール、契約書、給与明細書、通知などを結合して、手動で入力することなく同じ内容の大量のコンテンツを作成する差し込み印刷機能があり、時間と操作を節約できます。電子メールの差し込み印刷機能は、Word 2007 から Word 2019 までのすべてのバージョンの Word で利用できます。次の記事では、Word の差し込み印刷機能の使用方法を説明します。

• テキストを結合する方法、文字を結合する方法 Word 2016の差し込み印刷

Wordで差し込み印刷を使用する手順

まず、名前の完全なリストを含む Excel ファイルと、招待状テンプレートまたは差し込み印刷するコンテンツの Word ファイルを準備する必要があります。

ステップ1:

Word インターフェースにはフォームがあります。[差し込み文書]をクリックし、次に以下に示す[差し込み印刷の開始]をクリックします。ステップバイステップの差し込み印刷ウィザード項目をクリックし続けます。

ステップ2:

手順を表示するインターフェースで、まず、作成するメールの種類を選択します。

• 手紙: 招待状タイプ。
• 電子メール メッセージ: 電子メール。
• 封筒: 封筒。
• ラベル: ラベル別のメール。
• ディレクトリ: カテゴリ別のメール。

次に「次へ」をクリックします。

ステップ3:

この手順では、次の内容を含むテキスト結合用のレター テンプレートを選択します。

• 現在のドキュメントを使用する: 現在開いているドキュメントを使用します。
• テンプレートから開始する: Word のテンプレートを使用します。
• 既存のドキュメントから開始: Word に保存されている既存または作成されたレター テンプレートを使用します。

「次へ」をクリックして次のステップに進みます。

ステップ4:

この手順では、名前のリストを含む Excel ファイルから取得したデータを選択します。[参照...]をクリックしてExcel ファイルを選択します。

ここで、Excel ドキュメント シートを使用して Word でインターフェイスを表示します。使用するデータが含まれているシートをクリックし、「OK」をクリックして続行します。

この時点で、Excel ファイル内の列の内容全体が表示されます。インターフェースで情報を選択またはチェック解除できます。続行するには「OK」をクリックします。次に、「次へ」をクリックして次のステップに進みます。

ステップ5:

このステップでは、テンプレートの作成がまだ完了していない場合に、マージ レターの情報を追加または編集するオプションがあります。フォームがすでに完了している場合は、この手順をスキップして「次へ」をクリックして続行します。

ステップ6:

この手順では、コンテンツを挿入する位置をクリックし、 「結合フィールドの挿入」ボタンをクリックして、取得するフィールド（まず人の名前）を選択します。

フィールド名が表示されます。相手の名前を表示するには、右側のコンテンツ列を確認し、「受信者」の矢印をクリックして リスト内の項目を変更します。リストに記入したい人の名前をすぐに表示します。

次に、下にある他のコンテンツをクリックして情報を入力します。また、「結合フィールドの挿入」をクリックし、コンテンツを入力するフィールドを選択します。ここに位置があります。すると上記の名前に対応するタイトル名がExcelファイルとして表示されます。 「受信者」の矢印をクリックすると、フィールドの内容がすぐに変更されます。

これで招待状を印刷して完了です。

最後に「次へ」をクリックして、Word での差し込み印刷プロセスを完了します。

ステップ7:

完了したら、[完了と結合] ボタンをクリックし、下の[電子メール メッセージを送信]を選択します。

次に、送信する電子メールの内容を入力し、 「OK」をクリックしてコンピューターでOutlook を開き、Outlook 経由で電子メールを送信します。 Gmail を使用する場合は、別の doc ファイルとして保存してから、電子メールで送信する必要があります。