Googleスプレッドシートで月々の支出トラッカーを作成する方法

財務管理は困難な作業ですが、Google Sheetsを使えば、支出の追跡は面倒な作業ではなくなります。別のソフトウェアに投資する必要もありません。

Google スプレッドシートで構築されたシンプルな経費トラッカーを使用すると、経費を追跡して、支出が多すぎないようにすることができます。

目次

• 支出追跡には何を含めるべきですか?
• Google スプレッドシートで支出カテゴリの色分けされたドロップダウン メニューを作成する
• 追跡ツールの形式
  • 日付形式
  • 月形式
  • 通貨形式
• 関数を使用してコスト概要を作成する
• 円グラフとスパークラインでコストを視覚化する
• フィルターを使用して支出カテゴリを表示する

支出追跡には何を含めるべきですか?

これまで一度も行ったことがないと、支出を追跡するのは複雑な作業のように思えるかもしれませんが、物事をシンプルにしておくと、始めるのに役立ちます。まず、スプレッドシートに 2 つのシートを作成します。1 つは経費を記録するためのシート、もう 1 つは経費を要約して視覚化するためのシートです。

最初のワークシートには少なくとも次の 5 つの列が必要です。

1. 場所：訪問した店舗
2. カテゴリー: 購入した商品の種類
3. 金額: その取引で支払った合計金額
4. 日付: 購入した日付
5. 月: 購入日が含まれる月 - この列は概要を生成するために使用されます。

さらに深く掘り下げて各項目を個別に追跡することもできますが、そうするとプロセスに時間がかかり、興味を失ってしまう可能性があります。お店で何を買ったかよく忘れてしまう場合は、簡単な一般的なメモを書き留めたり、領収書を保管したりするための列を追加します。

Google スプレッドシートで支出カテゴリの色分けされたドロップダウン メニューを作成する

Google スプレッドシートのドロップダウン リストを使用して、取引にカテゴリを追加できます。こうすることで、毎回手動で入力する必要がなく、数回クリックするだけでオプションをすばやく選択できるようになります。これにより、入力内容の一貫性が保たれ、後で簡単に見つけたり整理したりできるようになります。

以下の手順に従ってください。

1. カテゴリ列を強調表示します。CMDまたはCTRL キーを押しながら、ヘッダー セルのチェックを外します。
2. マウスまたはトラックパッドで右クリックします。または、上部のメニューの[挿入]に移動します。ドロップダウンをクリックします。これを行うと、サイドバーが開きます。
3. テキスト フィールドに含めるカテゴリを入力します。「別の項目を追加」をクリックすると追加のオプションが生成されます。または、キーボードのEnter キーまたはReturn キーを押すこともできます。
4. テキスト フィールドの左側にあるドロップダウン メニューを使用してカテゴリを色分けし、[完了]を押します。

その後、戻ってドロップダウン リストを編集または追加する場合は、セルの 1 つを右クリックして再度[ドロップダウン]を選択すると、メニューが再び表示されます。画面上部の「データ」メニューから「データの検証」を選択してアクセスすることもできます。ここでルールのリストが表示されるので、使用したいルールを選択できます。

追跡ツールの形式

Google スプレッドシートのすべてのセルで日付と通貨の書式設定を一定に保ちたい場合は、次の手順に従います。

日付形式

日付列を使用していて一貫性を保ちたい場合は、セルに特定の書式設定を追加できます。これを実行するには:

1. 上部の文字で列全体を選択します。
2. ツールバーで、[その他の形式] (シンボルは123)をクリックします。
3. 日付を選択します- その横に日付の表示例が表示されます。

または、上部の[書式]メニューに移動し、[数値]の下で[日付]または[カスタムの日付と時刻]を選択することもできます。

月形式

取引を入力するたびに月を入力するのではなく、購入日から月名を自動的に抽出して表示する TEXT 関数を使用することをお勧めします。これを行うには、月列の最初の行に移動し、次のように入力します。

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

したがって、日付がセル D2 にある場合、数式は次のようになります。

=TEXT(D2, "mmm")

これにより、Month 列の月の最初の 3 文字が返されます。最初のセルに適用した後、最初のセルを強調表示して下にドラッグすると、列内の他のセルに適用できます。

通貨形式

金額の列に通貨の書式設定を追加するには、列全体を選択し、[その他の書式]をクリックして、ツールバーのドル記号 ($) をクリックします。このオプションは、 [数値]の下の[書式]メニューにも見つかります。ここで、通貨、四捨五入された通貨、カスタム通貨を選択できます。

カスタム通貨を使用すると、小数点や記号の表示方法を切り替えたり、使用するドルの種類を指定したり、まったく別の通貨を選択したりできます。

関数を使用してコスト概要を作成する

経費を記録するためのワークシートを作成したら、新しいワークシートに切り替えて経費を集計します。

セル B1 から M1 まで、各月の名前の最初の 3 文字を入力します。列 N はカテゴリの合計に使用されます。同様に、列 A の 2 番目のセルから、経費カテゴリの入力を開始します。

最初のシートのドロップダウン リストと同じカテゴリを含めるようにしてください。すべてのカテゴリを入力した後、列の次のセルが月間合計に使用されます。

基本的な構造が完成したので、SUMIFS 関数を使用して概要を入力します。この関数は、複数の条件が満たされた場合に選択した範囲を合計します。

セルB2に数式を入力します

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

次に、セル参照を選択してF4 キーを押して、すべてのセル参照を絶対参照にします。次に、2 (A2 内) とB (B1 内) の前に表示される$記号を削除します。

この例では、関数は次のようになります。

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

数式を入力した後、セル B2 を選択し、月間合計行の前の最後のセルまで下にドラッグします。次に、セルB2から月間合計の前の最後のセルまでの範囲全体を選択し、列Mまで右にドラッグします。

次に、列N2に数式=SUM(B2:M2)を入力して下にドラッグします。同様に、月間合計の SUM 関数を使用して、特定の月に発生したすべてのカテゴリの費用を合計します。

これで、最初のシートに経費を追加するたびに、Google スプレッドシートは概要の関連する月とカテゴリに経費を追加し続けます。さらに、毎月いくら費やしたか、また年間を通じて特定のカテゴリにいくら費やしたかを確認することもできます。

円グラフとスパークラインでコストを視覚化する

支出習慣をよりよく理解するために、Google スプレッドシートを使用して支出を視覚化できます。

まず、スパークラインを追加して、特定のカテゴリへの支出が毎月どのように変化するかを確認します。セル O2 に次の数式を入力します。

=SPARKLINE(B2:M2)

次に、最後のカテゴリまでスクロールします。スパークラインの外観をカスタマイズすることもできます。

次に、円グラフを追加して、合計コストのカテゴリ別の詳細な内訳を表示します。これを行うには、[挿入] >  [グラフ]を選択します。これにより、新しいチャートが追加され、サイドバーにチャート エディターが開きます。

グラフの種類のドロップダウン リストから、円グラフまたは3D 円グラフを選択します。データ範囲に、範囲N1:N8 (または最後のセル) を追加します。次に、「ラベルの追加」と 4 つの四角形のアイコンをクリックして、ラベルのデータ範囲を選択します。

ここで、範囲A1:A8を入力します。シートにコストの内訳を示す円グラフが表示されます。

フィルターを使用して支出カテゴリを表示する

取引を並べ替えたり非表示にしたりする場合は、Google スプレッドシートにフィルタを追加できます。これを行うには、並べ替える列を選択し、ツールバーのフィルターの作成アイコンをクリックします。列ヘッダーの横に 3 本の線が表示されます。

3 本の線をクリックすると、オプションのリストが表示されます。カテゴリ列では、値によるフィルターを使用してカテゴリをすばやく表示したり、タイトルの下のチェックボックスを使用して名前で選択または選択解除したりできます。

また、金額の列で「A から Z で並べ替え」を使用して、取引を最も安いものから最も高いものの順に表示したり、 「Z から A で並べ替え」を使用して逆順に並べ替えたりすることもできます。

このシンプルな経費追跡ツールを使用すると、支出を適切に管理できます。さらに、インターネットからダウンロードしたテンプレートとは異なり、スプレッドシートに問題が発生した場合でも、修正方法を正確に知ることができます。

スマートフォンの Google スプレッドシート アプリを使用すると、外出先でも簡単に取引を入力できます。そうすれば、月末にすべてを処理する必要がなくなります。さらに良いことには、スプレッドシートを作成して、事前に支出を計画することができます。