Google スプレッドシートを使用して登録を追跡する方法

サブスクリプションベースのソフトウェアやビジネス モデルの普及に伴い、料金を支払ったサービスを管理および追跡するためのシステムを導入することが重要になっています。幸いなことに、これらのサブスクリプションを記録して管理するために必要なツールはGoogle スプレッドシートだけです。

登録を追跡するために Google スプレッドシートを使用する理由は何ですか?

月額サブスクリプションを追跡する方法はいくつかあり、モバイル アプリ ストア (Google Play または App Store) や有料サブスクリプション追跡アプリなどがあります。ただし、アプリ ストアはプラットフォーム内で行われた支払いのみを追跡でき、有料の追跡アプリは多くの場合、毎月の請求書に追加された別のサブスクリプションにすぎません。

対照的に、Google スプレッドシートは完全に無料で、軽量、拡張可能、そしてクロスプラットフォームです。また、使いやすく、数式、フィルター、条件付き書式をサポートしているため、コストを集計したり、今後の更新を強調表示したり、サブスクリプションをカテゴリ別に並べ替えたりできます。カップルや家族にとって便利な共同作業をサポートしており、スプレッドシートは簡単に共有したり、さまざまな形式でエクスポートしたりできます。

ヒント: サブスクリプションの追跡に加えて、Google スプレッドシートでは毎月の経費も記録できます。サブスクリプション料金を月額料金に追加することができます。

Google スプレッドシートで登録トラッカーを設定する方法

サブスクリプション トラッカーを作成するのは、アプリをインストールして既存のサブスクリプションをインポートするほど簡単ではありません。特にテンプレートを使用していない場合、これにはかなりの時間がかかります。

このため、この記事では、サブスクリプション名、サブスクリプション カテゴリ、請求頻度と請求額、サブスクリプション日、月額費用、年額費用、生涯費用、実行するアクション (キャンセルや更新など) の列ヘッダーを含むサブスクリプション追跡スプレッドシートを作成しました。

カテゴリと頻度の列には、登録情報を入力するドロップダウン フィールドがあります。請求頻度、金額、開始日に基づく計算式により、サブスクリプションの月額、年額、生涯コストが自動的に計算されます。

月額費用の計算式は次のとおりです。

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

月額料金は指定されたサブスクリプション頻度に基づいて計算されます。支払われた金額は 12 で割られるか、4 で乗算されるか、または整数としてセルに挿入されます。

サブスクリプションの年間コストは、月額コストを 12 倍にします。生涯コストを計算するには、最初の支払いからの週数、月数、または年数を求める式を使用し、支払った金額を掛けます。

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

最後の列「アクション」では、サブスクリプションを更新するか、キャンセルするか、あるいはアップグレードするかを指定できます。

サブスクリプショントラッカーを最大限に活用する

追跡するサブスクリプションが少数で、それらを整理して一度にすべて表示する場所だけが必要な場合は、上記のテンプレートが適しています。ただし、サブスクリプション トラッカーを最大限に活用するには、条件付き書式やピボットテーブルなどの高度な Google スプレッドシート機能が必要になります。

条件付き書式

条件付き書式を使用すると、有効期限が近づいているサブスクリプションを強調表示できます。今後の登録を追跡するには、スプレッドシートに「次の期限」と「アクションまでの日数」の 2 つの列を追加します。アクションまでの日数は、以下の数式を使用して更新日から現在の日付を自動的に減算する計算列です。

=IF(E2="","", E2-TODAY())

これらの列を設定したら、条件付き書式を適用して、1 か月以内に期限が来るサブスクリプションを強調表示できます。

スプレッドシートに条件付き書式を適用するには、[書式] > [条件付き書式]に移動します。[範囲に適用]テキスト ボックスに、書式設定するセルの範囲を入力します。[書式ルール]で、最初のドロップダウン ボックス ( [次の条件でセルを書式設定] ) をクリックし、[カスタム数式が]を選択します。

次に、値または数式フィールドに次の数式を入力します。

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

上記の数式は、「アクションまでの日数」列に数値が含まれているかどうか、およびその数値が28以下かどうかを確認します。特定のアクションが実行された日数が 1 週間以下であるかどうかを確認するための別の書式設定ルールを作成できます。

注: 数式を含む列のヘッダーには異なる塗りつぶし色を使用します。つまり、手動で編集されていないということです。

Google スプレッドシートでサービス サブスクリプションをすばやく簡単に管理できます。チャレンジとして、Apps Script を使用して自動メールリマインダーを設定してみましょう。 Gemini にコードを生成させ、それをスプレッドシートに追加し、特定の日数以内に更新期限が来たときに実行されるトリガーを設定できます。また、以前と同じ価値を提供しなくなったサブスクリプションをキャンセルすることを検討してください。